Milline on üritusturunduse tulevik 10 aasta pärast? Kuidas pidada koosolekuid nii, et inimesed igavusse ei sureks? Eestit külastanud mainekas Hollandi koosolekudisainer Eric de Groot jagab näpunäiteid.

“Ma keeran ülekuulamiseks oma käised üles,” viskab hollandlane Eric de Groot intervjuu alustuseks nalja ning kehastub siis mingiks paralleelreaalsuse minuks. “Olen politseinik Siim, kus te 27. kuupäeva õhtul olite?” 

Näitemäng pole üllatav, sest de Groot oli enne üritusturunduse lavalaudadele astumist draamaõpetaja. Niiviisi jõudiski ta konverentside ja teiste ürituste manu – korraldajad palusid tal avamiseks väiksemat sorti etendus luua. Ajapikku mõistis ta, et see valdkond vajab värskendust.

“Kui sa annad teatriproovis näitlejatele kaks lauset ette, on kõik võimalik,” räägib ta. “Aga siis sa lähed konverentsile ja selle osalised on nagu zombid. Ma olin täiesti hämmingus.” 

Aasta oli siis 1992 ja de Grooti sõnul keegi väga ei mõelnud, kuidas üritusi põnevamaks ja paremaks muuta. Hollandlane lõi oma ettevõtte ning hakkas end kutsuma koosolekudisaineriks. Põhimõtteliselt tähendab see seda, et tema eesmärk pole lihtsalt inimesi ühte kohta kokku ajada, vaid näha vaeva, et koosolek või üritus päriselt töötab ning inimestel on sellest sügavamal tasandil kasu. 

Eestis viibis de Groot üritusturundusagentuuri Orangetime korraldatud üritusel, kus tutvustas oma ettevõtte MindMeeting partneri Mike van der Vijveriga kahasse kirjutatud raamatut “Meetings, by Default or by Design”. Raamat koosneb lihtsasti hoomatavast 40 peatükist ning iga neist käsitleb üht kindlat teemat, mida ürituse omanik peaks teadma. Ürituse omanikuks kutsub de Groot inimest, kes vastutab ürituse eelarve ning tulemuse eest. 

Aitab istumisest ja kuulamisest

Aga mis üritusmaailmas toimub ning milliseid muudatusi on oodata? Hollandlane ütleb, et pärast koroonat vaadatakse näost näkku kohtumistele uue pilguga. Mõned ettevõtted on oma konverentsieelarvet 50% vähendanud, sest pole mõtet saata kedagi teisele poole maailma lihtsalt kuulama. 

“Näost näkku suhtumine tuleb uueks mõelda,” räägib ta. “Seda, et ekspert teeb ruumitäiele inimestele esitluse ning mingit muud suhtlust ei toimu, jääb juba vähemaks. Aega tuleks pigem kasutada grupitööks ja suhete loomiseks. Korraldajaid ajab see veidi paanikasse, sest neil on vaja oma info publikuni viia, aga meie ütleme, et saada see info neile ette. Ütle, et konverents algab juba lennukis ning saada neile kaks kolmeminutilist videot, mida nad saavad reisides vaadata ja kus on kõik tähtis olemas. Tee nii, et nad oleks valmis ja konverents algaks kohe dialoogiga. Sellist niisama istumist ja kuulamist varsti enam pole.”

Kuigi võiks arvata, et säärased dialoogiüritused sobivad pigem väiksemale rahvamassile, ütleb de Groot, et ta on teinud selliseid sündmusi ka 2500 inimesele ning kõik läks nagu lepase reega. 

Ärgakem üles!

Küll on mehel raske kujutada, kui lepase reega lähevad asjad 10 aasta pärast, mil äriüritustele on oodata praeguseid teismelisi. Üritusturundusagentuurid peavad ekraanidega konkureerima hakkama. 

“Mis siis saab, kui praegune nutipõlvkond tööturule siseneb?” küsib ta. “Ma ei tea, ma siiralt ei tea. Kas nad oskavad sotsiaalsed olla? Nad hakkavad konverentsidel käima ja üllatuvad, kui igav see kõik on. Või lähevad lihtsalt hotelli magama. Me peame sellega tegelema. Nägin just Facebookis postitust ühest uuest Ameerika konverentsikeskusest. Pildil oli klassiruum. Okei, kõigil olid ekraanid ees, aga see oli klassiruum! Ma olin üllatunud. Kuidas saab praegusel ajal pumbata raha sellisesse vana kooli keskusesse? Inimesed, ärgake üles! 

Rääkisin ühe Utrechti ülikooli töötajaga ning ta korraldas üht rahvusvaheliste tudengite kohtumist, mis oleks pidanud olema dialoog. Pärast üritust küsisid noored temalt “kas sa saaksid mulle saata internetis kokkuvõtte sellest, mida me just rääkisime?” ning kõndisid siis minema. Ma ei ütle, et see, kuidas noored maailma tajuvad on halb või hea, aga üritusturundajad peavad kohanduma. Võib-olla on see hea asi. Igatahes, sellel on suur mõju kogu meie tööstusele. Juba praegu on näha, et üritustele mitte tulijate protsent läheb üles ning noortel on hirm, kui nad peavad end teiste ees väljendama.” 

Jutt läheb ka kuulsale vau-efektile. Seletamatule miskile, mida otsivad kliendid ilmselt igas loovvaldkonnas. Kas see võib olla miski, mis nutipõlvkonna tähelepanu püüab? 

“Kui sa tahad vau’d, mine vaata Steven Spielbergi filmi või “Avatari” või mõnda teatrietendust,” alustab ta. “Või mine lenda Niagara juga vaatama, see on kõik vau! Aga kui asi puudutab näiteks konverentsi, siis see vau peab olema väga peenelt paika pandud, see peab inimesi puudutama ning seejärel neid tegutsema panema. Vau peab olema funktsionaalne! Muidugi, mul on teatritaust, ma tahaks ainult vau’d teha!” 

Koosolekud polegi kõigis maailma hädades süüdi

Konverentsidele satume me siiski pigem harva, tavalisi koosolekuid jätkub aga peaaegu igasse päeva ning de Groodi ettevõte tegeleb ka nende parandamisega.

“Tead, koosolekute kaela aetakse iga ühiskondlik probleem,” muigab ta. “Keskkonnareostus? Süüdi on koosolekud! Peab vaatama asja selle pilguga, et olukord pole üldse nii hull. Aga muidugi, sellest ei piisa, et paneme inimesed ühte ruumi kokku ja kutsume seda koosolekuks. See on okei lahendus, kui saad vanaemaga kokku, aga professionaalid vajavad rohkem.” 

Mees toob välja, et koosolekut peab juhtima keegi, kel on selleks vajalikud oskused. See ei pea tingimata olema tegevjuht või mõni teine tähtis tegelane, ta peab olema lihtsalt hea korraldaja. Teiseks peab olema selge koosoleku eesmärk. Tihti on nii, et pooled osalejatest ootavad ajurünnakut, teised arvavad, et juba hakatakse midagi otsustama. “Mõttetu,” kommenteerib de Groot.

Ta soovitab koosolekud jagada kolme osasse. Oletame, et inimesed saavad kokku ning arutavad, kas ja milliseid lilli üritusel kasutada. Esimene osa on informatiivne ning seal seletatakse, mida arutama hakatakse. Teises jaos saavad inimest oma arvamusi jagada – miks ja milliseid lilli meil vaja on. Kolmandas otsustatakse lillede saatus – kõik teavad, mida teised arvavad ning lahendust otsitakse küsimustele nagu kas me kasutame lilli ja kust me neid ostame?

“Tehke nii ja see probleem, et koosolekud on igavad, saab lahendatud,” ütleb ta lõpetuseks.

Autor: Siim Kera, TULI

Kõik uudised