Agentuurile lähteülesande andmine (briifimine)
Kui ootad agentuurilt ehk koostööpartnerilt head tööd ja häid ideid, alusta iseendast ja valmista ette korralik lähteülesanne ehk briif. Mõtle nii, et see, mis projektist välja tuleb, on just nii hea, kui on etteantud lähteülesanne. Agentuurides juhtub pea iga päev, et kliendile tehakse vastavalt tema enda antud briifile töö, kuid klient ei jää sellest hoolimata tulemusega rahule.

Juhul kui projekti on kaasatud lisaks turundusinimestele ka näiteks tooteinimesed, siis proovige lähteülesanne omavahel läbi arutada ning enne agentuurile esitamist kokku leppida. Agentuuriga kohtumisele tuleks tulla juba ühise seisukoha ja kindla eesmärgiga.

Kasulikku briifimisest
Briifi agentuuri enne igat ülesannet, sest ka näiliselt väikesed ülesandeid sisaldavaid detaile, mille unustamine võib kogu töö untsu keerata.

Kirjalik briif annab parema tulemuse kui suuline. Kirjutades mõtled ülesande paremini läbi ja edastad loogiliselt struktureeritud info.

Hea briifimine peab olema võimalikult lühike, kuid samas siiski piisav. See peab sisaldama kõike vajalikku ning mitte midagi üleliigset. Hea briifimine ei õnnestu ilma vaevata ja see nõuab korralikku ettevalmistust. Varu endale piisavalt aega, et kirjutada lühike ning konkreetne briif.

Briif ja turundustegevuse planeerimine
Briifis on vaja läbi mõelda järgmised olulised aspektid ning leida vastused järgmistele küsimustele:

• Alusta sellest, et defineeri ära „PROBLEEM” ning mis on selle tegevuse „EESMÄRK”.
• Millist probleemi me lahendama läheme?
• Keda me üritame mõjutada?
• Kuidas kavatseme neid mõjutada?
• Millal kavatseme neid mõjutada?
• Palju meil on selleks raha?

Mõtle läbi, kuidas sa oma toodet (teenust, iseennast) positsioneerid. Mida olulist on sul oma toote kohta öelda? Mida sa oma tootega kliendile lubad? Millist reaalset kasu inimene sellest saab? Kasulik on lubada midagi unikaalset. Oluline on, et lubadus vastab tõele.

Millist kuvandit sa soovid oma brändile? Kuvand tähendab isikupära. Turundustegevused peavad olema järjepidevad, kujundama selgelt eristuva ja äratuntava iseloomuga brändi. Toodetel on oma isikupära nagu inimestelgi ning see isikupära tagab turul edu või tähendab läbikukkumist.

Lisaks suurele lubadusele, mis on seotud isiklikult inimesega ja tema saadava kasuga, paneb suur idee inimesi sinu sõnumit märkama, seda mäletama ning vastavaid samme ette võtma (ostma). Kirjelda lähemalt oma toodet või teenust, selle omadusi, turuosa, konkurente jne.
Kindlasti peaks eelnevalt läbi mõtlema, kui palju ollakse valmis investeerima, kui suur on eelarve?

Briifingu eesmärk on korraldada õige sõnumi liikumine õigetele inimestele.
Kordaläinud briifimise saladus on oskus jõuda arusaamisele, mida „õige“ neil juhtudel tähendab.

Keda briifimisele kaasata?
Kutsu briifingule nii agentuuri projektijuht kui ka loovtiim (sõltub agentuurist, kas copywriter/ideekirjutaja, kunstiline juht või loovjuht). Kliendi poolt peaksid olema kohal need inimesed, kes on hiljem otsustaja rollis. Vastasel juhul ei tule hilisemad otsused samale lähteülesandele toetudes, sest briifingu käigus esialgne lähteülesanne kindlasti täpsustub ja võib muutuda.
Juhul kui kasutad meedia planeerimisel välise partneri abi, siis tuleks kaasata ka meediaagentuuri projektijuht. Briif tuleks eelnevalt edastada ka meediaagentuurile. Veendu, et igat koosolekul viibivat isikut on sinna tõesti vaja. Väikesed koosolekud on üldiselt tõhusamad ja objektiivsemad kui suured.

Lähteülesande andmine on alati dialoog ning vastastikuse teineteisemõistmise kontroll. Proovi aru saada, kas sinu ülesannet mõistetakse samamoodi. Praktika näitab, et kui on võimalik erinevat moodi asjadest aru saada, siis väga tihti just nii juhtubki.

Tööjaotus
Kliendi ja agentuuri vaheline tööjaotus võiks olla järgmine:

Klient…

• hoolitseb, et agentuur saab kogu vajaliku teabe toodete/teenuste ja turu kohta
• seab turundustegevuse eesmärgid ning kooskõlastab need agentuuriga
• koostab agentuuri jaoks projekti aluseks oleva briifi (kirjalik või suuline)
• kinnitab agentuuri vastubriifi, kampaaniaplaani ja tehtud töö

Agentuur…

• nõustab ja aitab klienti turundustegevuse eesmärkide ning sõnumi kindlaksmääramisel
• hangib kliendilt ja samuti oma allikatest kogu info, mida on vaja turundustegevuse eesmärkide saavutamiseks
• kirjutab vastubriifi (debriifi) – briifi, mis on sündinud nii briifingul kokkulepitud muudatuste kui ka agentuurisiseste koosolekute tulemusena. Kampaania luuakse kinnitatud vastubriifi alusel
• planeerib turundustegevused, koostab eelarve ning esitab need kliendile kinnitamiseks
• teostab kliendi järelevalve all heakskiidetud turundustegevused

Kliendi ja agentuuri vahel peab toimuma tihe koostöö – ühiselt toimub strateegiline planeerimine, kampaaniate teostus ja järelanalüüs.

Lähene briifingule loominguliselt
Mõtle, et tegemist ei ole lihtsalt infovahetuse, vaid tõelise huvi äratamise ja uute ideede otsimisega. Loo selleks loominguline õhkkond ja positiivne atmosfäär. Ära looda liiga palju paberitele, nagu näiteks uuringud ja aruanded. Need võivad tähelepanu hajutada ja huvi kustutada.
Palju paremini töötab toote/teenuse käegakatsutavaks tegemine – anna toodet proovida, too kohale konkurentide tooted, kogu kokku analoogtoodete müügimaterjalid, reklaamid. Teenuste puhul soovita agentuuril seda ise proovida/kogeda.

Lõpptulemus saab suurepärane, kui agentuur paneb sellesse ka pisut iseennast ja rikastab teie lahendust oma isiklikest kogemustest tulevate pärlitega. Olgem julgemad ning usaldagem rohkem oma agentuuride inimesi.

Jõudu!