Jääme terveks! Vaata, kuidas TULI liikmed kodukontorites toimetavad

Eriolukorrad
liidavad. Agentuuride ja turundustiimide füüsilised meeskonnad on kolinud
virtuaalsetesse kanalitesse ning võtavad maksimumi tänapäeva tehnoloogiast. Loe,
kuidas kaugtöö sujub ning millist tehnoloogiat selleks kasutatakse.

Pilt: ImagineTBWA 


MIXD-i juht Patrik Kupenko kodukontoris

MIXD-i juht
Patrik Kupenko
: “Meil on kõik 11 töötajat kaugtööl. Õnneks valmistusime
ette õigel ajal ja läksime laiali piisavalt vara. Kasutame: Basecamp, Slack,
Google Hangouts, Skype, FB messenger. Sisemised tööriistad olid meil juba varem paigas, aga klientide ja partneritega suhtlemise platvormid leppsime jooksvalt kokku. Kuna
me oleme digifirma, siis suudame kõigega kiirelt kohaneda. Mina isiklikult olen hetkel umbes 50% kogu tööajast videokõnes.”


Coca-Cola ühine virtuaalne kohvipaus

Coca-Cola
Baltikumi avalike suhete juht Nele Normak
: “Coca-Cola Balti Jookide AS on
alates esmaspäevast, 16. märtsist kodukontoris. Põhilised suhtlusvahendid on
Microsoft Teams, Skype, Messenger, WhatsApp.”


AD Angels kodukontoris

AD Angelsi juht
Annika Avikson
: “Inglid töötavad alates reedest, 13. märtsist kodudes,
meid on kokku 8. Koosolekuid peame Skype’i teel.”


Marika Jahilo kodukontor Kohila lähistel

ERR-i turundus-
ja müügiosakonna juhataja Marika Jahilo
: “ERRi turundustiim töötab valdavalt
kodukontoritest. Töömaht on oluliselt kasvanud, sest kui tavaolukorras tuleb
programmides muutusi ette keskmiselt kord-kaks nädalas, siis praegu muutuvad
kavad iga päev mitu korda, mis tähendab, et kogu planeerimine ja väljastus peab
ümbermuutusi tegema ja see info ka veebis õigena kajastuma. Suurenenud
koormusele ja piirangutele vaatamata on peaaegu kõik terved ja töötuju hea.

Meil on kahju, et
ära jäävad nii Klassikaraadio sünnipäevakontsert kui Raadioteatri avalik
salvestus ERMis, R2 sünnipäeva tähistamine, ETV2 keskkonnakuu esmalinastus ja
paljud muud planeeritud sündmused. Aga küll me suvel-sügisel selle kõik tasa
teeme:) 

Mitteformaalselt
toimetame Messengeri chat’i aknas, kus jagame kiiret infot ja hoiame meeleolu, jagame
meeme, tervitame sünnipäevalapsi jne. Meilid ja mobiil on tavapärased
suhtluskanalid ja koosolekute tarbeks võtsime kasutusele Skype’i. Tegime eile
Skype’I koosoleku, mis siiski kümne inimesega kõige paremini ei toiminud.
Proovime ka Zoomi, sest seda sõbrad soovitasid.”


MediaCom kodukontoris

MediaComi
tegevjuht Olga Peresild

  • Füüsilised meeskonnad
    on kolinud virtuaalsetesse kanalitesse. Agentuuris on mitu meeskonda (nii
    klientide- kui ka valdkondade põhised). Oleme loonud grupid digikanalites, et
    võimalikult täpselt taastada ettevõtte struktuur, millega meeskond on harjunud.
    See aitab inimestel keskenduda kõigepealt tööle ja klientidele ning minimiseerida
    võimalikke arusaamatusi vastutuse jagamise, üksteise asendamise jms osas. 
  • Vahetasime
    omavahel kasulikke artikleid, mille teemaks on kaugtöö hea tava.
    See aitas meil leppida omavahel kokku, milline saab olema meie meeskonna
    dünaamika tulevastel nädalatel.
  • Võtame maksimumi tänapäeva tehnoloogiast.
    Meie suureks eeliseks ja fantastiliseks abivahendiks on Scoro tarkvara, mis
    aitab kampaaniatel lihtsasti silma peal hoida ja kogu oluline info ühte kohta
    koguda. Kasutame Scorot juba üle aasta
    ning seda agentuuri kõikidel tasanditel (projektijuhid, valdkonnajuhid,
    spetsialistid). Info on talletatud ja
    kodukontorisse liikumine ei tekitanud tagasilööke klientide kampaaniate
    haldamisel.
  • Meeskonnaliikmed on võtnud koju kaasa oma arvutid ja monitorid. Meediaagentuuris
    on palju tööd andmetega, see nõuab keskendumist ja tähelepanu. Kaks suurt
    monitori igaühel on kohustuslik.
  • Andsime oma
    klientidele ja partneritele operatiivselt teada, et kogu agentuur on läinud
    kaugtööle. Kliendid said kinnituse, et oleme hoolimata olukorrast nende jaoks
    olemas. Teiseks, leppisime kokku, milliste kanalite kaudu toimub edaspidine
    kommunikatsioon ja milliste platvormide/vahendite abil teeme koosolekuid.
  • Omavaheline
    usaldus! See on äärmiselt oluline „tööriist“, et business as usual toimiks.

Velveti esimene päev kodukontoris


Velveti tegevjuht
Pärtel Vurma
: 

Velveti otsus
jääda kodukontorisse oli väga lihtne ja selge. Mida kiiremini paneme piiri
viiruse levikule, seda parem. Velveti kontorist käib päevas koos klientide ja
partneritega läbi vähemalt 100 inimest. Oli selge, et ainuõige otsus on viia kõik
need interaktsioonid miinimumini ja saata kogu Velveti töökas kollektiiv
kodusele tööle. 

Meie ettevõtte
suuruse tõttu oleme juba ammu oma töö korraldanud selliselt, et tiimi
igapäevased tegevused on kirjas Teamweekis (uue nimega Toggl Plan), tööfaile
hoiame ühiskasutust võimaldavas Dropboxis, memosid ja dokumente Dropbox Paperis
ja kasutame igapäevaseks suhtlemiseks Slacki. Slackis on meil erialaste tiimide
ja projektimeeskondade lõikes eraldi suhtluskanalid. See kõik ei erine meie
tavapärasest rutiinist. Senisest rohkem peame lihtsalt panema kirja asju, mida
muidu oleksime kommunikeerinud kontoris ise kohal olles. Üheks meie
igapäevaseks rutiiniks on kogu ettevõttega hommikune Standup koosolek, kus
igaüks ütleb valjult teistele välja, mis ta tänased ülesanded on. Selle
formaadi viime nüüd läbi Slackis. Koostasime varakult juba täpse juhendi ja
protsessi kuidas seda teha. See võtab online’is pisut kauem aega, aga on samas
ka konkreetsem ja asjalikum. 

Oleme tiimiga
kokku leppinud, et igaüks annab tööpäeva lõpus ka paari lausega aru, mida ta
päeva jooksul tegi ja kui kaugele oma töödega jõudis. 

Kõik
projektikoosolekud teeme Slackis audiokõnedena. Nende kvaliteet on üllatavalt
hea ja praegu ei ole sellist tunnet, et info, olgu see info siis emotsionaalne
või formaalne, selle tõttu kaduma läheks. Tuju on siiani kõigil hea.  

Digiprojekte
oleme juba mõnda aega planeerinud Trellos. Digitiim on üldse kõige paremini
selliseks olukorraks valmis. Töövahendid ja töövõtted selgelt defineeritud ja
sisse treenitud. 

Minu jaoks
isiklikult on kodukontori erinevus selles, et telefonikõnesid on vaja teha
palju rohkem. Need hetked, kus muidu võtaksin mõne tiimiliikme paariks minutiks
kõrvale, et kiiretel teemadel arutleda, tuleb nüüd teha ühekaupa telefonikõnedena. 

Mõned
tähelepanekud:

  • Kodukontoris presskannuga kohvi tehes saad aru kui palju sa tegelikult iga päev
    kohvi jood, sest kontoris käid kohvimasina nuppe justkui möödaminnes vajutamas.
  • Teksti
    kirjutamine Slackis või mõnes muus sarnases suhtluskanalis võtab kolm korda
    rohkem aega kui sama jutt telefonikõnena. Võta toru ja helista. Viirus telefoni
    kaudu ei levi.
  • Kõik inimesed
    saavad suurepäraselt aru, et praeguses olukorras on kõigil vaja ladusa
    suhtlemise nimel natuke rohkem pingutada ja näen, et seda tehakse tegelikult
    hea meelega.
  • Huumorimeel on
    meeleolu üleval hoidmiseks ülioluline. Kui kontoris lolli nalja teha ei saa,
    siis chatis meemide ja kassipiltide postitamine aitab kaasa.
  • Kodukontoris võid
    viibida vabalt valitud riietes (või üldse ilma riieteta) ja köögist saab
    koguaeg süüa võtta. See on samal ajal nii tore kui ka ohtlik.
  • Osadele
    inimestele sobibki kodukontori formaat rohkem. Nad saavad paremini keskenduda
    ja on oma ülesannete lahendamisel palju tõhusamad.
  • Kõik see on
    natuke ikkagi põnev ka. Nagu ütles meie loovjuht Piia: “Minu meelest oli täna
    ülitegus tööpäev, aga natuke nagu oleks matkal või midagi sellist. Nagu teeks
    lõkke peal süüa vahelduseks.”


Taevas kodukontoris

Ogilvy PR
tegevjuht Kristi Hürri

Ka Taevas on koroonaviiruse leviku tõkestamiseks
otsustanud järgmised kaks nädalat tegutseda kodukontorist. 

Kuna töötajaid on
agentuuris kokku ligi 40, vajas uuele töörežiimile üleminek eelmisel nädalal
pisut planeerimist ja ettevalmistusi. Selleks installeeriti tööarvutitesse
vajalik lisatarkvara, mis tagab ligipääsu serveris asuvatele kliendikontodele. 

Igapäevaseks
suhtluseks kasutame endiselt projektijuhtimisprogrammi Basecamp, kuhu jookseb
pidevalt projekte puudutav vajalik info. 

Kaugtöö ei tekita
palju probleeme, kuna enamik küsimusi saab distantsilt korda ajada. Koosolekute
pidamiseks kasutame erinevaid võimalusi: Skype, Microsoft Teams, Zoom,
Messenger – mida keegi mugavamaks peab.  

Kuna ka enamik
klientidest töötab sel perioodil kodukontoris, tuleb leida viise, kuidas pidada
koosolekuid suurema hulga inimestega nii, et kvaliteet oleks hea ja side
turvaline. Neljapäeval ongi plaanis pidada terve päeva koosolekut, kus osaleb
kokku 14 inimest – igaüks oma kodust ja arvuti tagant.  

Praegune olukord
on kõigi jaoks eriline. Hea meel on selle üle, et Taeva tiimitunne on endiselt
tugev ning positiivset joont hoitakse üleval meie ühises Facebooki
grupivestluses, kus pole kunagi varem nii vilgast arutelu toimunud. Tuuakse
välja kodukontori eeliseid, näiteks asendatakse hommikune töölesõiduks kuluv
aeg hoopis jalutuskäiguga looduses jne. 

Olgugi, et me ei
ole füüsiliselt kontoris koos, hoiame sidet ja loovagentuuri vibe’i väga
edukalt üleval virtuaalsete kanalite kaudu. Eriolukorrad liidavad! 


Forum Cinemas kodukontoris

Forum Cinemas turundusjuht Katre Kärner: “Meie töötame kodust ja igapäevaselt on turundustiimis kolm inimest. Et oleks rohkem töökeskkonna tunne, oleme vormirõivastes ja taustal mängivad filmitreilerid. Euroopaülesed koosolekud kolleegidega teistest riikidest on Zoom keskkonna vahendusel.”

Daltoni tegevjuht
Ivo Kallasmaa
: „Kasutame: Microsoft Teams, Skype, Messenger, email, telefon. Dalton
kodukontorites töötab kokku 6 inimest.“ 

Orangetime Eventi
juht Eve Peeterson
: “Meie 10 inimest toimetavad kõik kodust – suhtleme FB
Messengeri, e-maili ja Skype’i teel”. 

Omniva turundus-
ja kommunikatsioonijuht Kaja Sepp
: „Meie kasutame Microsoft Teamsi nii
ettevõtte sees kui väljaspool (Teamsi saab liita üle veebi ka neid, kel
rakendust endal ei ole). 

Minu jaoks, kes
ma olen harjunud olema sõna otseses ja kaudses mõttes keset elu (isegi mu
töölaud on toa keskel), on aga pidev kodukontor paras karistus. Tehniliselt aga
kõik toimib, aga pidev chattide virrvarr ja arvuti/telefoni sees olek
absoluutselt igaks suhtluseks, mida muidu hõikaks üle toa või räägiks
kohvinurgas, on väsitav.“


Üritusturundusagentuurid VOOL ja Elamusstuudio kodukontoris

Silja Oja, TULI

Kõik uudised