04.08.2022

Case study: kuidas Eesti agentuur korraldas Keenias 5000 osalejaga ÜRO keskkonnaassamblee

2022. aasta märtsikuus toimus Keenia pealinnas Nairobis ÜRO keskkonnaassamblee 193 liikmesriigile. Esmakordselt pakkus Eesti ettevõte Miltton Events 5000+ osalejaga kõrgetasemelise sündmuse täisproduktsiooni koos strateegilise ürituse sõnumite kommunikatsiooni ja loovlahendusega.

ÜRO, Keenia ja Eesti tiim. Foto: Erakogu

Asukoht on veider, ülesande maht on suur, aga never say never, kirjeldab globaalse hübriidürituse korraldamise kogemust Miltton Eventsi juht Lehari Kaustel.

Ürituse hankepartneri eesmärk oli kajastada sündmust globaalselt ning aidata kaasa sellele, et  maailmaliidrid võtaksid vastu reaalseid otsuseid. Sündmuse keskne sõnum keerles plastireostuse vähendamise ümber.

See, kuidas Miltton Eventsil tekkis võimalus Keeniasse ÜRO keskkonnaassambleed korraldama minna, on omaette lugu. Kõik algas rahvusvahelisest konkursist. Miltton on küll varem Aafrika regiooni aega ja energiat panustanud, aga nii võimast, 5000 osalejaga globaalset suurüritust pole varem tehtud.

Hankevõidu tagas Miltton Eventsi diplomaatiline kogemus ja varasem töökogemus ÜRO struktuuris, lisaks konverentside ja rahvusvaheliste ürituste läbiviimine ning välja töötatud loovkontseptsioon. Miltton Eventsi juht Lehari Kaustel lisab: Kui avanes võimalus üldse ÜRO keskkonnaassamblee konkursil osaleda, siis mõtlesime, et võtame väljakutse vastu, aga omakeskis muigasime: asukoht on veider; ülesande maht on suur, aga never say never. Vähemalt osaleme konkursil.“

Kui mõelda sündmuse iseloomule, siis ÜRO keskkonnaassamblee on struktuuri kõrgeim üritus – üle maailma tulevad kokku ministrid ÜRO riikidest. Kas üritus toimub Tallinnas, Sydneys või Nairobis, sellest sõltumata ei muutu ka ürituse maht. Siin loeb, kas sul on võimekus, et just selles regioonis toimetada. Miltton Eventsi koostöö ja tegevus ÜRO-ga on viimastel aastatel muutunud aina tihedamaks ja see tekitab auväärse tunde. Eesti agentuuril on võimalus osaleda paljudel konkurssidel, kuhu nad varem ei kvalifitseerunud ja kuhu neid varem poleks kutsutudki.

produtsent laura varandi
Produtsent Laura Varandi. Foto: Erakogu

Keenias ei tööta keegi öösiti. Ainult eestlased!

Siiski ei möödunud kõik Keenias kohapeal nii ladusalt kui projektiplaanis ja korraldustiimi jaoks ei olnud ürituse kulgemine alati ootuspärane. Kui võidust teada saadi, siis ei olnud tegelikult keegi kindel, kas ja mis kujul see projekt ikka toimub – pandeemia mängis siin suurt rolli. Seega iga päev tulid uued uudised, võeti vastu taas uued otsused. 

Ennekõike oli vaja aru saada, kuidas jaguneb tööjaotus ÜRO personali, Keenia partnerite ja Milttoni Eesti tiimi vahel. „Meie jaoks oli oluline teada, kui palju ja millises töökorras tehnika on kohapeal ning kui suures mahus peame täiendavaid lahendusi juurde leidma. Iga kord, kui keegi meie ca 15-liikmelisest meeskonnast Nairobisse lendas, siis leidus tema kohvris ruumi ka mõnele tehnilise seadele. Seda selleks, et saaksime oma standarditele vastavat lahendust pakkuda,“ kommenteerib Lehari.

Üritus oli tehniliselt üks keerulisemaid nii Miltton Eventsi kui ka ÜRO struktuuri jaoks – varem ei ole assambleed hübriidüritusena korraldatud.

Töökultuur on Keenias samuti omamoodi. „Me olime Nairobis. Korraldasime üritust, kus on üle maailma inimesed koos – nii kohapeal kui ka video vahendusel. Ministrid, president. Ja kui riigipea tuleb iga hetk saali ning tema nõunikud otsustavad, et hetk enne ürituse algust on nende soov kõik ümber teha, siis see tekitas küll pingeid ja hetkelist paanikat,“ muigab täna Lehari.

Miltton Eventsi poliitürituste strateegiajuht Kristi Kovalenko märgib, et skript ja programm võis olla ees, aga lava ees otsustab ÜRO president ümber. „Pidime loovalt lähenema ning kiirelt reageerima näiteks režiipuldis kaameraid juhendades. Meie tehniline meeskond oli õnneks tasemel.“

Eraldi toob Kristi veel välja, et Keenia töökultuuris olles peab lahti laskma sellest, kuidas teed asju kodus. „Ei saa nõuda meie taset Euroopas. Näiteks kui Eestis võtab tehnika ülespanemine päeva, siis seal kolm-neli päeva. Keenias ei tööta keegi öösiti,“ lisab ta. 

karibu tere tulemast uni 1
Karibu: tere tulemast UN-i! Foto: Erakogu

Hakuna matata

Lisete Link, Miltton Eventsi projektijuhimise koordinaator, ütleb kolm nädalat kohapeal veedetud aja ja Keenia kultuuri kohta kaks tabavat sõna – hakuna matata. Sealne elukorraldus on hoopis teistsugune. „Keenias töötades peab jääma rahulikuks, kulgema ja vooluga kaasa minema.“ 

Lisete sai kohapeal aru, et isegi siis, kui kõik näib hästi, siis tasub igaks juhuks sellele veel ise kinnitust leida. „Ülekontrollimine tagab hea enesetunde ja laseb öösel ka magada. Mitte, et me magada oleks palju saanud, sest just kohapealse tehnika ja inimeste töötamise kontrollimine oli miski, mida tegime enda unetundide arvelt.“

Projektijuhimise koordinaatori sõnul on raske omavahel kombineerida kokkulepped ja Keenia töökultuur. „Kõige eredamalt on meeles olukord, kui klient jõudis kohale 15 minutit enne otseülekannet ja soovis skripti ümber tegema hakata. Õnneks jõudsime kõigega valmis… kuni ürituse ajal selgus, et ajakava ei järgita skripti järgi. Lõpuks kulges kõik niiviisi, et kliendi assistent ja meie projektijuht Laura Varandi suhtlesid WhatsAppis ja režissöör sai juhised laivis. See on miski, mida ma ei ootaks ÜRO ürituselt.“

Kristi jaoks oli samuti oluline mõistmine, et Keenias pole sama arusaam ladusast produktsioonist kui Euroopas. „Kultuurivahe tõttu pidi kolm korda rohkem tööd tegema, kui eelduslikult kodus teeks. Näiteks kui täna öeldakse “jah, sain aru”, siis homme öeldakse, et tegelikult ikka ei saanud aru. Kui ütled, et tee ära, siis öeldakse viisakalt “jah”, aga midagi ei juhtu. Ühesõnaga – kogu tööprotsess on palju aeglasem. Samas võtad need teadmised koju kaasa ja see rahvusvahelise suurürituse kogemus on hindamatu. Kuna meie tiim oli struktureeritud, siis ÜRO kliendina oli väga rahul“ lausub ta.

thumbnail img 3145
Osa Miltton Eventsi tiimiliikmeid kuumaõhupalliga lendamas ja loodust nautimas. Foto: Erakogu

Kuldmuna tunnustus globaalse ambitsiooni eest

Ka ei jäänud tehtud töö Eestis märkamata, kui Miltton Events pälvis Kuldmunalt lausa kolm auhinda:

  • Ekspordi Muna: PR-KAMPAANIA / Sündmuse/ürituse kommunikatsioon
  • Mõjumuna: DISAIN JA MEISTERLIKKUS / Keskkonnadisain
  • PronksmunaÜRITUSTURUNDUS / Promotsioon

Kuldmuna PR-žürii juhi Taavi Linnamäe märgib, et neid agentuure, kes tahavad ja ka suudavad edukalt oma oskusi eksportida väljapoole siinset regiooni, ei ole palju. Žürii tõstis tööd esile erimunaga, Ekspordi Muna, ja see on eeskätt tunnustus ambitsiooni eest. Eeskätt seda ambitsiooni ja julgust minna nii mastaapse projektiga Keeniasse ja ÜRO struktuuri oma teenust müüma me esile tõsta tahtsimegi. See võiks olla innustuseks ka paljudele teistele agentuuridele, et vaadata veelgi aktiivsemalt Balti ning Põhjala piirkonnast kaugemale ja otsida niimoodi uusi võimalusi kasvuks,“ sõnab Taavi.

Lehari arvates olid nopitud auhinnad kogu tiimi hea töö tulemus. „See tunnustus on märkimisväärne ja oleme õnnelikud, et meie pingutusi ning tehtud tööd on tähele pandud.“ Lisete arvates muutis kogu üritus tiimi rohkem tiimiks. „Tulime, nägime ja võitsime – vot see on lause, mis käib täna Miltton Eventsi kohta. Panustasime 100% oma töösse ja vastutasuks saime ka tunnustuse loovusfestivalilt. See on täielik kirss tordil.“

00 turnofftheplastictap vonwong 4
Maailmakuulsa kunstniku Benjamin Von Wongi plastpudelitest hiiglaslik ajutine installatsioon #TurnOffThePlasticTap ürituse sissepääsualal. Foto: Press

Ürituse eesmärk saavutati ning ajalooline otsus Nairobis sündis: ÜRO riigid saavutasid sündmuse käigus kokkuleppe, kus vastu võeti ülemaailmne plastikonventsioon. „See on miski, mida saab ka kunagi lastelastele rääkida – aitasime sellel kõigel sündida. Võimas tunne!“ lisab Lehari. 

Soovitused asjaajamiseks Keenias:

  • Varu kannatust. 
  • Take it easy! See on stressirohke kogemus, aga kui lased perfektsionistina mingitest nüanssidest lahti, siis kõik saab palju sujuvamalt tehtud.
  • Töökultuur on hoopis teistsugune: kui öeldakse “jah”, siis see ei pruugi tähendada, et asi saab tehtud. Küsi alati mitu korda üle!
  • Kui Euroopa ettevõte läheb Keeniasse tööd tegema, siis peab olema valmis selleks, et see on 24/7 graafikuga töö.
  • Vali, keda sa endaga kaasa võtad, sest sul on teises riigis ja keskkonnas rohkem tööjõudu vaja. Lisaks hoiab sind meeskond positiivsena ja aitab püsida töörütmis.

ÜRO keskkonnaassamblee numbrites:

  • Üritust kajastati 14 449 artiklis ja seda 156 riigi väljaannetes.
  • 4 pressikonverentsi 321 akrediteeritud ajakirjanikule 39 riigist.
  • ÜRO keskkonnassamblee toimus 193 liikmesriigile – osalejaid oli 5000+.

Kärt Tomp, TULI

Miltton Events on TULI liige. TULI ühendab kõiki turundusega tegelevaid professionaale, kes on huvitatud erialase taseme tõstmisest ning valdkonna ärksaimate kaasamõtlejate hulka kuulumisest. TULI-sse kuulub praegu 95 liiget.

Kõik uudised