PR-agentuuri kasutamine võib tuua suurepäraseid tulemusi, aga seda vaid juhul, kui agentuuri osatakse hästi kaasata. Kuidas muuta koostöö mõlema poole jaoks võimalikult efektiivseks?

Viis aastat kogemust Eesti juhtivas PR-agentuuris erinevates rollides on näidanud, et on ettevõtteid, kes saavad tänu agentuurile teistest oluliselt paremaid tulemusi. Need õppetunnid võimaldavad uusi kliente koostöö alguses nõustada, kuidas kohe koostööle õige alus laduda.

Väga palju oleneb tulemuste saavutamisel just inimesest, kes vastutab agentuuriga koostöö eest. Olgu ta siis tegevjuht, kommunikatsiooni-, turundus- või harvemini ka personalijuht – viimast näiteks mõne CSR või tööandja-brändingu arendusprojekti puhul. Kui ta on osa juhtkonnast või tal on juhtkonnaga kooskõlastatud selge ülesandepüstitus ja olemas mandaat tegutsemiseks; ta mõistab ise oma tööandja äri, eesmärke ja visiooni ning oskab seejuures ka agentuuriga koostööd teha, siis on tulemused sellised, mis investeeritud eurod kuhjaga tagasi toovad. Kui klient on agentuuri juurde tulnud ning sõlmitakse kokkulepe, et agentuur asub toetama ettevõtte kasvu, värbamist või mainejuhtimist tervikuna, siis järgmised sammud eduka koostöö loomiseks võiksid olla:

1. Eesmärgid: mida me üheskoos saavutada tahame?

Edukas koostöö saab alguse konkreetsetest eesmärkidest. Mida ettevõte koos agentuuriga saavutada tahab ja mis on need KPId (tulemuslikkuse põhinäitajad), mida me jälgime? Kuidas me saame aru, et koostöö toimib? Milles edu väljendub? Olgu need siis üleüldine maine ja suuremahuline maineuuring, kajastuste arv kvartalis või teatud turunduskommunikatsiooni tegevuste mõju müügile – eesmärgid võiksid ideaalis olla mõõdetavad. Turunduskommunikatsioonis on tihti abi turundusega samade mõõdikute kasutamisest (brändi KPId) või konkreetsete kampaaniate puhul kommunikatsiooni tulemuslikkuse sidumisest müügieesmärkidega. Eesmärkidest lähtuvalt saab agentuur luua kommunikatsioonistrateegia ja ehitada selle peale konkreetse ajaperioodi kommunikatsiooniplaani, mis aitab püstitatud eesmärke täita.

2. Koostöö: usaldus

Kui Sa oled oma äri eesmärkide täitmiseks sobiva agentuuri välja valinud, siis usalda neid. See on meeskond, kes koosneb oma ala spetsialistidest. Neil on ideaalis aastate või aastakümnete pikkune kogemus ja nad teavad, mida nad teevad. PR-agentuur aitab Sinul keskenduda oma ärile, nemad keskenduvad Sinu ettevõtte kommunikatsioonile. Suure ja pädeva agentuuri kogemus hõlmab inimsuhteid kõikide meediaettevõtete ja teiste võtmeinimestega äris, meelelahutuses, kultuuris ja poliitikas; agentuuri eluea jooksul võidetud kogemused õnnestumistest – ja paratamatult ka ebaõnnestumistest – ületavad mistahes ühe kliendi sarnaste kogemuste summa – vähemalt konkreetses tegevusriigis.

Siinjuures on oluline mõlemapoolne avatud ja aus suhtlus ning igakuine PR-plaanide ülevaatamine. Kui midagi õnnestus, siis mis oli edu alus ja kui midagi ei õnnestunud, siis mida me sellest õppisime, et järgmisel korral õnnestuda? Planeerimine toimib siis, kui sama rutiinselt mõõdetakse plaanide täitmist ning vaadatakse koos, mida saab järgmises planeerimistsüklis paremini teha.

3. Rutiinid, mis toovad tulemusi

Ükski koostöö ei saa olla edukas ilma koostöörutiinideta, mis on seatud lähtuvalt eesmärkidest. Konkreetsed eesmärgid ja ühises dokumendihalduses jagatud kvartaliplaan, mis aitab eesmärke täita, on kõige alus. Lisaks igakuised kokkuvõtted ja igapäevane meediaseire koos tegutsemissoovitustega. METAs oleme näinud, et nii uskumatu kui see ka ei tundu, siis iganädalased või igakuised koosolekud on vajalikud mõlemale osapoolele ning pandeemia-aegne võidurelvastumine virtuaalplatvormidega on ajakasutust ainult efektiivsemaks teinud. Tihedamatel kampaaniaperioodidel on vaja vahel lausa iga päev lühikoosolekuid teha, aga efektiivselt juhitud koosolek annab tihtipeale mõlemale poolele ajalise võidu. Viimase aja kogemus on näidanud ka seda, et tasub võtta eeskuju iduettevõtetest, kes üldjuhul ei märgi kalendrisse kunagi üle 30 minuti kestvat koosolekut. Igal koosolekul peab olema juht, eesmärk ning selle tulemusena peab valmima memo, mille alusel saab vastutav inimene juhtida järgmiseid samme.

4. Vii erinevad agentuurid kokku ja lase neil koostööd teha

Kõige edukamad kampaaniad sünnivad siis, kui kliendi esindaja on suutnud kokku viia loov-ja PR-agentuuri, vahel ka meediaagentuuri. Kaasaegne kommunikatsioon on ehitatud ärieesmärkide peale ning kui agentuurid on rakendatud loovalt neid eesmärke täitma ja teevad seda koostöös, siis tulevad ka tulemused. Kui aga loovagentuurile on antud lähteülesanne, mille tulemuseks peaks olema kampaaniaidee, mida pole võimalik kommunikatsiooniga toetada, siis on tegemist pooliku kampaaniaga. Kõiki võimalusi edu saavutamiseks pole rakendatud. Just sellepärast on oluline võimalikult algses faasis kommunikatsioon ja turundus kokku viia. Nii, et sellest sünniks kampaania, kus on silmas peetud ka PR-võimekust. Kriisikommunikatsioonis või kohtuesinduse kommunikatsioonis on täpselt sama oluline hoida koos õigusabi ja kommunikatsioon – neil on tihti vastupidised nõuanded, sest tegelevad eri tüüpi riskidega, ent lõpuks on kõigi eesmärk sama ning mõlema sisend juhtimisotsuste tegemiseks võrdselt oluline.

5. Kõneisikutest ja nende meediasuhtluse oskusest saab kõik alguse

Tore on töötada klientidega, kelle kõneisik on niivõrd hea, et iga kord kui ta eetrisse läheb, võib olla kindel, et tulemuseks on intervjuu, mille parimaid osasid tsiteeritakse hiljem nii meedias kui ka ettevõtte teiste klientide seas. Tugev kõneisik on PR-agentuurile ja ettevõttele endale kulla hinnaga. Ja tugevaid kõneisikuid pole sugugi palju.

Siinkohal on vana tõde ka see, et tugevaks kõneisikuks ei sünnita, vaid saadakse. Seepärast tasub investeerida meediakoolitusse ja enne iga intervjuud selleks valmistuda. On inimesi, kes vajavad kirjalikku valmistust, aga ka neid, kes sooviksid eelnevalt intervjuu erinevad osad suuliselt läbi mängida. Ettevalmistusele kulutatud minutite tasuvus on väga kõrge.

6. Olge valmis kriisideks

Agentuuri tugevus tuleb kõige paremini esile just kriiside ajal. Kriise läbivad kõige paremini aga ettevõtted, kes on nendeks valmis. Juba koostöö alguses tasub kaardistada võimalikud kriisiohud ja teha kriisikommunikatsiooniplaan ning ideaalis ka kriisisimulatsioon. Nii ei pea ei juhtkond, PR- agentuur ega vastutav turundus- või projektijuht kartma, et kriisiks ei olda valmis. Agentuuri abil saad kriisideks valmis olla ja uue kriisiga vajadusel kiirelt kohaneda.

Teksti autor: Ann Hiiemaa, META Advisory

META Advisory on TULI liige. TULI ühendab kõiki turundusega tegelevaid professionaale, kes on huvitatud erialase taseme tõstmisest ning valdkonna ärksaimate kaasamõtlejate hulka kuulumisest. TULI-sse kuulub praegu 94 liiget.

Kõik uudised