Turundusvaldkonnas töötamine võib olla stressirohke. Tihti on ühe inimese töölaual väga palju, tähtajad on lühikesed ja jooksvaid ülesandeid tuleb palju peale. Marelle Ellen uuris Produktiivsusklubi kaasasutajalt Arno Lehtsaarelt, kuidas selle kõigega toime tulla.

Mulle tundub, et turundusvaldkonnas töötades on tavapärane, et stressitase on kogu aeg punases. Tihti peab üks inimene haldama kaheksat kanalit. Ootused on kõrged ja alati saaks teha rohkem. Mis nõu sa annaksid turundajale – kuidas sellega toime tulla? 

Tunnen sama. Ma ise vastutan Produktiivsusklubi turunduse eest, aga olen tiitli poolest ka tegevjuht ja eks selle võrra on mu töölaud veel kirjum.

Ma ütleks, et turundaja on tihti nagu väikeettevõtja. Enamasti antakse suhteliselt vabad käed ja seda infomahtu on tõesti metsikult palju. Selleks, et selles kõiges ellu jääda, on laias laastus on vaja kahte asja: tööriista ja mingit süsteemi või mudelit, mille alusel seda kasutada.

Metoodikaid on erinevaid. Näiteks “Bullet Journal” meetod on hea siis, kui detailide maht pole nii metsik ja on lihtsalt vaja ülesanded ära teha. Raamatu “Getting Things Done” metoodika on samamoodi väga hea. Aga ei pea raamatut läbi töötama: sa võid leida ka näiteks YouTube’ist süsteemi või mudeli, mis just sind kõige paremini toetab.

Tööriistadest ma ise kasutan Notionit. Mulle väga meeldib see – saab kasutada lihtsalt, aga soovi korral ka põhjalikult üles ehitada. Notioni eelis on kindlasti ka see, et selle tasuta versioon on väga võimekas.

Kuidas sa oma Notioni üles oled ehitanud, et asjadest võimalikult hea ülevaade oleks?

Mina kasutan nelja tasandiga süsteemi:

N-ö mõttekast ehk inbox – üks koht, kuhu ma kogu info esmalt talletan. 

See on hästi oluline, et sul oleks üks kindel koht, kuhu kõik ideed ja ülesanded maanduvad. Selleks võib olla Google Keep, märkmik, telefonis Notes rakendus. Mina kasutan selleks Notionit ja mul on ka telefonis widget, kuhu saan hästi mugaval kohe dikteerida või kirjutada, kui mõni mõte tuleb. See on ajutine kogumiskoht, kust hakkan infot edasi jaotama.

Vastasel juhul kipub info hajuma: ühe mõtte kirjutad endale post-it’i peale, mingi info läheb ettevõtte ühisesse süsteemi, midagi kirjutad enda arvutisse. Siis kaob ülevaade ära.

Projektid – kui tegemist on suurema eesmärgiga, loon selle jaoks eraldi projekti. 

Projekt on kindla lõpptulemusega asi, näiteks mingi kampaania, lansseerimine või koolituse müük, mille teostamiseks on vaja teha mitu sammu. Sinna alla läheb nii-öelda tegevuskava ehk kõik tegevused, mis on projekti tegemiseks vaja ära teha: tekstid, disainid, postitused, uudiskirjad.

Tegevused – siia koondan kõik järgmised sammud üle erinevate projektide, mida ma plaanin umbes nädala jooksul ära teha. Sisuliselt on see mu igapäevane to-do list nädala lõikes. Lisaks lisan siia ka väiksemaid tegevusi, mis ei kuulu ühegi projekti alla, aga vajavad siiski tegemist.

Materjalid. See on koht, kuhu kogun info, mida igapäevaselt ei kasuta, aga mida on vaja projekti käigus või turundustöös – näiteks värvikoodid või template’id. Ajapikku tekib sinna justkui ettevõtte oma wiki, kust on mugav vajalikku sisu uuesti kasutada.

Minu jaoks on suurim õppetund olnud see, et lihtsus trumpab alati funktsionaalsuse. 

Notionis või mujal võib luua väga keerulisi süsteeme, kus info liigub automaatselt ühest tabelist teise, käib läbi Zapieri, Google Sheetsi ja/või mujalt. See on küll muljetavaldav, aga selliste süsteemide ehitamine võtab tohutult aega ja lõpuks muutub midagi niikuinii. Siis tuleb kogu struktuur ümber teha. Seega, isegi kui pead mõned sammud manuaalselt tegema, on lihtne lahendus tihti kõige töökindlam.

Sügisel alustame ka Produktiivsusklubi e-kursusega, kus hakkame koos grupiga ühiselt enda jaoks süsteemi ehitama. Kui sa tunned, et ülesandeid on palju ja nad on laiali, siis Eestis ei leia paremat aega või kohta, kus seda süsteemi looma hakata.

Aga kuidas on jooksvate tegevustega, mis pole projektipõhised? Näiteks postitamine sotsiaalmeedias kolm korda nädalas.

Selleks saab Notion’is (või mujal) luua eraldi süsteemi. Projekt on tavaliselt mingi arendus või uus asi, aga jooksvate tegevuste jaoks on eraldi template’id.

Mind ennast on väga palju aidanud rutiinide süsteem. Olen kirja pannud nii töö- kui eraelulised rutiinid. Näiteks hommikurutiin: kell 8.10 pean lastega kodust välja jõudma, neil peavad olema vitamiinid antud ja hambad pestud (naerab). Mul on ka harjumuste nimekiri õhtuks – kas ma niiditasin hambaid või täitsin mõne muu väikese tegevuse. Samamoodi on mul kommunikatsioonirutiin tööpäeva jooksul: vaatan üle kõik sotsiaalmeedia kanalid.

Need rutiinid olen sõnastanud nii päeva, nädala, kuu kui ka kvartali ja aasta tasandil. Nii on jooksvad tegevused selgelt koondatud. Näiteks üks iganädalane tegevus on ka see, et oma mõttekast tühjendada ja sealsed mõtted, ideed ja ülesanded õigetesse kohtadesse paigutada.

Lõpuks ongi küsimus selles, kas ma suudan leida distsipliini, et kord kuus panna kalendrisse plokk ja päriselt need asjad ära teha. See on võtmekoht.

Kas sa paned need plokid päriselt kalendrisse, et näiteks iga reede võtta tund aega uue nädala ülesannete paika panemiseks?

Jah, olen pannud. Aga olgem ausad, vahel jäävad need ikkagi ära.

See ongi paradoks – jätad midagi vahele ja siis jõuad mingisuguse error’i või probleemini. Ja saad aru, et seda probleemi ei oleks, kui ma oleksin rutiini järginud. Iga kord, kui nii juhtub, saad justkui ise vastu näppe – ja see motiveerib jälle korra rutiini tagasi pöörduma.

Mind on tohutult aidanud see, et ma olen enda jaoks ära kaardistanud rutiinsed tegevused – teinud neist justkui meelespea.

Näiteks alustasime veebinaride tegemisega. Esmapilgul tundus, et mis see siis ära ei ole – kutsud inimese, paned salvestama, saadad talle paar küsimust ette ja ongi kõik. Aga päriselt tehes selgus, et see on hoopis keerulisem. Näiteks tuli ühel hetkel mõte, et võiks pärast veebinari sotsiaalmeediasse lühiklippe ka postitada. Okei, tegime ära. Kogu aeg jooksis Slackis jooksev vestlus, et teeme selle, teeme tolle ka. Kõik sai küll lõpuks tehtud, aga tohutult energiat läks omavahelisele koordineerimisele.

Siis otsustasin proovida nii, et teeme veebinarid nii, et Slackis ei vaheta ühtegi sõnumit. Mitte et see oleks eesmärk omaette, vaid et protsess oleks nii selge, et ei peaks jooksvalt kogu aeg koordineerima.

Lõin süsteemi: kui on vaja uut veebinari, vajutad nupule “Uus veebinar” ja automaatselt tekib projekti alla kogu vajalik protsess. Näiteks etapp A on minu vastutada: panen külalise asjad paika, loon sisu valmis. Alles siis annan turundusspetsialistile üle, mitte enne. Tema saab etapp B: luua live’i link, saata kirjad meililisti, lisada info kodulehele, teha reklaamid, visuaalid, story’d jne.

Kõik need sammud on alati olemas, lihtsalt varem tegime neid katkendlikult, teiste asjade vahele või alles siis, kui keegi ütles: “Kuule, teeme selle ka ära.”

Lõpuks ongi nii, et tema saab ühe hooga kõik asjad tehtud, tal ei ole ühtegi takistust. Kui tema on oma osa ära teinud, on minu kord tagasisidestada ja teha järgmised sammud. Kui mina olen oma osa lõpetanud, liigub pall jälle tema kätte tagasi. Kui sa sellise protsessi läbi mõtestad, vähendab see tohutult sissesõitmist ja segadust.

Samas kui rääkida ülesannetest, mis võtavad kõige rohkem mõtteressurssi, siis meelespea sõnastamine on üks vaimselt kõige raskemaid ülesandeid, mida üldse teha. Minu tunnetus on, et meelespea sõnastamine võtab umbes kaks korda rohkem aega kui asjade reaalselt ärategemine. 

Aga pikas perspektiivis tasub investeering end ära?

Jah, kindlasti. Loomulikult oleneb ka, kui tihti sa midagi teed. Kui tegemist on näiteks korra aastas toimiva veebinariga, siis tõenäoliselt ei ole mõtet kogu seda protsessi ette võtta. Kui aga blogi või muu sisu tehakse regulaarselt – iga kuu või isegi iga nädal – on see väärt.

Üks asi on kiirus, aga teine on kvaliteet. Kui protsess puudub, võib näiteks kinnituskirja seadistamine või lühiklipi tegemine ununeda, mis tekitab lisakoormust.

Vaimse tervise seisukohalt on süsteemide ja meelespeade sõnastamine väga kasulik. Aasta alguses näiteks ärkasin öösel üles ja mõtlesin, mida peaksin tegema. Töötempo ei olnud tegelikult kiirem kui varem, aga detaile, mida hallata, oli väga palju.

Siis võtsin ette ja sõnastasin ära kõik meelespead – blogide, veebinaride jms – ja kohe oli näha, mida tegelikult ära tegin. Varem oli see kõik osaliselt peas, osaliselt laiali visatud märkmetes, ja see koormas vaimselt väga palju.

Rääkides vaimsest koormusest: mida teha ootamatult sissetulnud ülesannetega? Prioriteetide seadmine on vahel väga keeruline – eriti kui tundub, et keegi kogu aeg tahab midagi.

Jah, see sõltub rollist ja võib-olla ka ettevõtte tasandist. Väga oluline on oma tähelepanu kaitsmine. Kui kogu aeg vahele segatakse, ei saa teha seda, mis päriselt väärtust loob.

Näiteks ühes suuremas turundustiimiga sõnastasime reeglid nii, et kell 10–12 ei segata, et saaks teha keskendunud tööd (deep work). Kommunikatsioon oli selge: kui midagi ei põle, siis palun ärge segage. See võimaldas inimestel teadlikult planeerida oma tööd, näiteks meelespeade loomine, maandumislehe tekstide kirjutamine või mingi strateegia koostamine. 

Lühikeste sotsiaalmeedia postituse tegemine on suhteliselt lihtne, aga meelespea loomine on vaimselt väga keeruline. Kui iga 10 minuti tagant keegi ukse vahelt sisse piilub, ei saa sellist tööd teha. Ometi on see töö see, mis lõpuks kõige rohkem väärtust loob.

Me oleme kasutanud Carey Nieuwhofi energiatsoonide mudelit. See on lihtne valgusfoor: roheline tsoon (kõrge energiatase), kollane (keskmine energiatase), punane tsoon (madal energiatase). Selle abil saad mõelda, milline sinu keskmine kolmapäev välja näeb.

Enamik inimesi on hommikul värskemad. Küsimus on selles, milliseid ülesandeid sa sinna planeerid ja kuidas sa oma parimat aega kaitsed. Näiteks kui ma saatsin sulle kalendri lingi, said sa sealt ainult lõunaseid aegu valida. Lõunaajal võib toredate inimestega  vestlust pidada ja kvaliteet ei kannata. Aga meelespeade loomine pärastlõunal nii hästi ei tööta.

Teadlik planeerimine on oluline. Need ülesanded, mis loovad kõige rohkem väärtust, näiteks raha või probleemide lahendamine, tuleks planeerida oma kõige tõhusamasse aega.

Me küsisime konverentsil osalejatelt, mis on nende suurim ajaröövel, ja umbes pooled ütlesid, et koosolekud. Kas sul on häid nippe, kuidas nendega toime tulla?

Mulle meeldis Nir Eyal’i raamat “Indistractable” . Ta ütles, et koosolek ei tohi olla ajurünnaku koht. Koosolek on koht, kus kinnitada kellegi valmis loodud plaani.

Koosoleku kokku kutsumine on palju lihtsam kui keskendunud töö tegemine. Kutsud inimesed kokku, istud ja võib-olla saab nalja. Aga kui pead ise otsustama, vastutama ja määrama, kuidas asjad käivad, on see hoopis teistsugune protsess.

Efektiivsem on see, kui üks inimene otsustab, teeb plaani valmis ja teised toetavad. Kui kõik pidevalt kaasa arutavad, venib töö väga pikaks. Samas peab see vastutus ja otsustamine olema ettevõtte kultuuris soodustatud. Inimesed võivad eksida, aga kui nad võtavad vastutuse, teevad nad oma osa parimal võimalikul moel, ilma et kõike peaks kogu aeg läbi arutama.

Praktikas võiks see toimida nii: kogud sisendi (kas kellelgi on projekti raames midagi südamel), teed kiirelt MVP, vaatad üle ja seejärel liigud iseseisvalt edasi.

Süsteemide loomisesse tasub investeerida. Kui süsteemid on loodud, oled tõhusam, kiirem ja võimekam. Suurem võit tuleb meelerahust ja teadmisest, et sul on asjad kontrolli all. Sa oled inimene, keda saab usaldada, ja sa ei unusta detaile.

Väike stress ja kiire tegutsemine võivad lühiajaliselt olla efektiivsed, aga kas sa tahad elada pidevas kaoses? See on see küsimus, millele mõelda.

Autor: Marelle Ellen

Kõik uudised