31.08.2022

Case study: jätkusuutliku sündmuse väljakutsed Wise Days 22 näitel

Sel kevadel läbis Jolos edukalt rohemuutuse ja keskkonnamõju juhtimise programmi Rohetiigri Akadeemias. Viimase aasta jooksul on nad lihvinud enda jätkusuutlikkuse missiooni, lisades selle enda äritegevuse nurgakiviks, et anda panus kliimakriisiga võitlemiseks. 

Wise Days 22 lõpupidu. Foto: Marek Metslaid

Põhjalikult omandatud teadmised ja aktiivne koostöö mentor Markus Vihmaga andsid uue tuule tiibadesse, mis viis neid esimese jätkusuutliku pilootürituseni – Wise Days 22. Case study vaatleb lähemalt, kuidas Jolos korraldas kolmepäevase jätkusuutliku ürituse 1900 Wise’i töötajale.

Osapooled nõusse 

Asi saab alguse kliendi huvist. Seejärel on oluline tekitada kõigis osapooltes huvi ja valmisolek – enda jalajäljest peab olema huvitatud kogu projektitiim, kes teenused tellib, terviku toimima paneb, ning eesmärgid ka allhankijatele ja partneritele kommunikeerib. Esimese sammuna esitasid Jolose jätkusuutlikkuse juht Katre Kahre ja Wise Days 22 projektijuht Mari-Liis Nõlvak kliendile ettepanekud. Ausalt öeldes oli Wise juba ammu oodanud meie kui agentuuri initsatiivi jätkusuutliku ürituse korraldamiseks,” märkis Mari-Liis. Ühise visiooni väljatöötamiseks tutvustati kliendile Jolose jätkusuutlikkuse põhimõtteid ja kuidas neid reaalselt ellu viia.
Pärast ühise visiooni kinnitamist algas järgmine väljakutseid pakkuv protsess – tiimi ja partnerite kaasamine jätkusuutlikesse tegevustesse. Selles etapis omasid nii Katre kui ka Mari-Liis tähtsat rolli. Minu roll oli tiimi toetada ja innustada. Põhimõtteliselt oli meil tiimiga vaja uus mindset luua, kus jätkusuutlikud tegevused on projektis sama olulised kui toitlustuse ja koristamisteenuse tellimine üritusele,” tõi Mari-Liis välja. Suureks väljakutseks sai muudatuste mahutamine eelarvesse ning leida kuluefektiivseid ja mõistlike lahendusi.
Teenuse pakkumine sõltub suuresti ka allhankijatest ning nende koolitamine ja samade väärtushinnagute kandmine on eduka ürituse korraldamise üheks võtmeteguriks. Katre leidis, et valdava osaga partneritest leiti ühine hingamine. Näiteks Jolose püsipartner Tervise Catering jagab sarnast mõtteviisi ja on valmis muudatustega kaasa tulema. Kindlasti aitab seejuures ka koostööpartnerite kaasamine, kelle ärimudel põhineb ringmajandusel ning kes aitavad viia ürituse veelgi kõrgemale tasemele. Kas te teadsite, et suitsukonidest saab teha 3D printimise filamenti ja toidujäätmetest väetist? Nüüd on meil nende ettevõtetega tänuväärt koostöö. Loodan, et tulevikus leiame veel rohkem sarnaseid väärtusi kandvaid partnereid,” märkis Katre. 
Tuleb arvestada ka asjaoluga, et mitmed partnerid ei pruugi kõikide tegevustega kaasa tulla ning lisaliigutuse küsimine võib kujuneda keerukaks. Näiteks paluti kaheksalt koostööpartnerilt andmeid kauba transpordi kohta – mitu kilomeetrit see kaup eelnevast kohast toimumiskohta läbis ja mis kütusega sõiduk neid transportis. Sellise info välja otsimine on tülikas, kuid enamus seda siiski tegid ning partnerite valmisolek annab aimu ka sellest, kellega edaspidiselt saab sarnaste ürituste puhul koostööd jätkata. Protsessi sujuvamaks muutmiseks tuleks koostööpartneritele võimalikus varajases faasis häälestada jätkusuutlikkuse noot – rääkida ühistest väärtustest ning teha muutus neile võimalikult lihtsaks ja konkreetseks.
09jun2022 182515 mmp2172 shotbymarekmetslaid
Foto: Marek Metslaid

Mida päriselt tehti?

Pärast osapoolte valmisoleku kinnitamist kaardistati ürituse keskkonnamõjud ja töötati välja ürituse korraldamise jätkusuutlik protsess. Varasemalt oli Jolos seda teinud vaid paberil. Meil olid selleks ajaks juba päris head teadmised sellest, mis aspektid ürituse elutsüklis mõjutavad keskkonda ja mida peaks keskkonnamõjude vähendamiseks tegema. Siiski oli meie kogemus alles teoreetilisel tasandil ja Wise’i üritus oli esimene, kus me päriselt neid ideid mõtestatult rakendama hakkasime,” märkis Katre. Teooriast praktikasse jõudmiseks jagati jätkusuutlikkuse aspektid vastavalt ürituse formaadile ja programmile viide kategooriasse: transport, toitlustus, jäätmed, produktsioon ja energia.
Transpordist tingitud keskkonnamõjude vähendamiseks püüti leida alternatiivseid Eestisse reisimise viise nagu lennureisi ja rongisõidu kombineerimist, sest üle poole osalejatest saabus Eestisse maailma eri otsadest. Wise’i reisisüsteem arvutab välja lendude CO2 ja selle korvamiseks investeeritakse raha projektidesse, mis süsiniku heitmeid vähendavad. Ürituse ajal prooviti vältida transpordi kasutamist, millele aitas kaasa see, et kõrvaltegevused ja peamised Wise Days 22 asukohad olid Tallinnas ning üksteisest mitte väga kaugel. 
Üheks mastaapsemaks kategooriaks oli toitlustus, mille puhul võeti sihiks suurendada taimse toidu osakaalu. Antud asjaolu aga raskendas mitme eri cateringifirma, foodtrucki ja eraldi baaride koostöö, kellele tuli välja töötada jätkusuutlikkuse kriteeriumid ning selgitada, mida ja miks neilt oodati. Tulemusena oli 50% kogu menüüst taimne – see on suur samm, mida mitmed ettevõtted veel teha ei julge. 
09jun2022 181027 mmp2129 shotbymarekmetslaid
Foto: Marek Metslaid

Ürituste jätkusuutliku toitlustuse põhimõtteid:

  • Paku tavalise kohvi asemel õiglase kaubanduse märgisega kohvi, mis on kulukam, ent vastutustundlikum valik.
  • Toidukoguste optimeerimiseks ja raiskamise vähendamiseks vaata üle eelmiste aastate menüüd ja andmed, et välja arvutada palju toitu on varasemalt tellitud ning palju järgi jäänud
  • Tee koostööd Toidupanga ja FudLoopiga. Antud ürituse raames annetati 175 kg üle jäänud toitu. 
  • Paigalda veeautomaadid ning tõsta külaliste teadlikkust infosiltide näol, mis annavad infot näiteks palju CO2 teket nad ära hoiavad, kui vahetavad plastikpudelivee korduvkasutatava pudeli vastu.
  • Leia uuenduslikke partnereid. Näiteks tehti Wise Days 22 raames koostööd Nutriloopiga, kes toidujäätmetest väetist valmistas. 
Jäätmete osas on oluline luua selge sorteerimissüsteem. Selleks toodeti toimivad prügikastid koos selge märgistusega, mida saab uuesti kasutada. Lisaks oli iga prügijaama juures rohesaadik, kes aitas kogu üritusel vältel külalistel oma jäätmed õigesse prügikasti suunata. Ühekordse plastikuvaba ürituse jaoks tegi Jolos esmakordselt koostööd Ringoga, kellelt renditi korduvkasutatavad nõud. Tänu rohesaadikutele ja jäätmete järelsortimisele oli Ringo nõude kadu antud üritusel vaid 2% (tavapäraselt on see 10%). Jäätmete osas läksime me nii sügavuti teemasse, et leidsime korduvkasutatavad alternatiivid kõikivõimalikele bambuslootsikutele ja biolagunevatele nõudele, mida jätkuvalt üritustel palju näeb, kuid mis ei ole oma jätkusuutlikkust tõestanud,” tõi Katre välja. 
09jun2022 184445 mmp2245 shotbymarekmetslaid
Foto: Marek Metslaid
Produktsiooni osa on üks eriilmelisemaid ja keerulisemaid valdkondi, kuna sellega on seotud väga palju partnereid, kes ürituse tarbeks midagi toodavad või üles seavad. Näiteks on varasemalt tellitud suunaviidad ja muud sildid PVCst, mis on küll ilmastikukindel ja odav, kuid üks mürgisemaid materjale, mis eraldab põletades mürgiseid aure, sest ümber töödelda seda ei saa. On oluline analüüsida, kas mingit silti ikka on vaja toota ning mis materjalist see olla võiks. Wise Days 22 jaoks toodeti üldised suunaviidad vanadest tootmisjääkidest, mis oleks muidu äraviskamisele läinud ning mida saab nüüd korduvalt kasutada. Ülejäänud sildid toodeti antud ürituse puhul pabermaterjalist, mis pärast üritust läks ümbertöötlemisele ja millest saab nüüd uut pappi ja pakkematerjali. Saame uhkusega öelda, et meil õnnestus teha see üritus ilma, et oleksime tootnud ühtegi ühekordselt kasutatavat PVC bännerit. Olime isegi väga positiivselt üllatunud, kui lõpparuandes nägime, kui vähe me asju tootsime,” teatas Katre. 
Taaskasutust saab rakendada ka dekolahenduste puhul. Näiteks oli antud ürituse 90ndateteemalisel õhtul üheks dekoelemendiks vanad CDplaadid, mis olid kokku kogutud nii Jolose kontorist kui ka mujalt. Kindlasti aitab antud juhul kaasa ka see, et taaskasutus ja päriselu lahendused on trendikas
Energia osas tuleks eelistada toimumiskohti, mis kasutaks roheenergiat. 100% rohelisel energial töötav Balti Jaama turg oli üks sobivatest selleks ürituseks.

10jun2022 180040 mmp3872 shotbymarekmetslaid
Foto: Marek Metslaid
09jun2022 181307 mmp2139 shotbymarekmetslaid
Foto: Marek Metslaid
Katre leiab, et jätkusuutlikkuse juhina on oluline märgata igat väiksematki aspekti: “Kogu selle info hoomamiseks pead sa olema projektis 100% sees. Reaalne elu on see, et projektitiimil on väga palju tegemist ning kui jätkusuutlikkuse mõtteviis veel niivõrd veres sees pole, peab ise kättpidi juures olema ja inimesi nõustama. Õnneks olen ma kaheksa aastat ise projekte juhtinud, seega tean ma hästi, mis on need kohad, kus sekkuda.” 

Mõõda, mõõda, mõõda

Korrektne prügisüsteem ja ühekordsest plastikust loobumine võib jätta mulje jätkusuutlikusest, kuid ilma reaalsete mõõdikuteta me seda kinnitada ei saa. Äärmiselt oluline on taoliste protsesside juures mõõta kõike mida saab ja vähegi annab, et ikka järgmine kord aina paremaks ennast lihvida igas kategoorias. Wise Days 22 raames kogus Jolos rohkem andmeid kui kunagi varem, et tulemusi hinnata, neid tulevikus võrrelda ja kaugemaid eesmärke seada. Reaalses elus tähendas see ka kraanikausside all veemõtjate ja tagalates voolumõõtjate pildistamist ning jäätmete sorteerimist ja kaalumist,” tunnistas Katre. 

 

reality
Jätkusuutliku ürituse korraldamise reality.
Andmete kogumine oli samuti pikk protsess ning iga kategoorialemendi puhul rakendati eri viise -jäätmeid näiteks kaaluti liigiti, annetamisele minev toit kaaluti, kaupa kaaluti, vee – ja elektrinäite korjati enne üritust ja peale üritust, taara ümbertöötlemise info saadi Pandipakendilt ja baaridelt, toodetud materjalide info partnerite aruandelt jne. Mõõtmise puhul on oluline juba varakult ette kommunikeerida, milliseid andmeid soovitakse saada, et numbreid oleks lihtsam kokku saada.
Kokku saadud andmetest loodi ka esimene Wise Days jätkusuutlikkuse raport, mis toob välja tähtsamad tulemused ja on vundmendiks mille pealt saab seada eesmärke järmiseks korraks. Raport pole finišijoon, vaid alles algus, pidev areng ja parendamine. Täisversioonis raport läheb ettevõtte siseseks kasutamiseks, kuid siinkohal on väljatoodud ka paar näidet antud raportist: 
wise sustability report 31 08 22 1 page 0001

Kõik on võimalik 

Nii suurt muutust on võimalik ellu viia ainult üheskoos. Ma olen väga uhke, et jätkusuutlikkuse meetmete elluviimine ei jäänud ainult Katre ja minu unistuseks, vaid nägime juba ürituse produktsiooni faasis, kuidas nii klient, tiim kui ka koostööpartnerid üheskoos pingutasid, et päriselt midagi ära teha,” leidis Mari-Liis. Ta tõi ka välja, et neil tegevustel on suurem mõju ka suuremas pildis. “Väga tore oli kuulda Wiserite positiivset tagasisidet. Näiteks ütlesid inimesed, et kuna meie üritusel oli prügisorteerimine nii arusaadavaks ja lihtsaks tehtud, siis nüüdsest sorteerivad ka nemad meie õpetatud loogika järgi kodudes prügi.”
Katre leiab, et edukas algus on tehtud ning uus kurss on leitud: Pärast seda üritust võin öelda, et kogu meie tiim oskab nüüd üritusi vaadata hoopis teisest vaatenurgast. Osatakse märgata, mis ei ole keskkonnasõbralik ja kui kohe lahendust ei teata, siis osatakse seda küsida. Olen uhke oma tiimi üle, kui näen kuidas ka nende ürituste puhul, mille osas me ei ole jätkusuutlikkust eraldi fookusesse seadnud, mõeldakse näiteks välja taaskasutatud materjalidest fotoseinu ja lahendusi, mis säästaksid keskkonda. Meie eesmärk on areneda tiimina nii, et igaühel, kes mingit osa organiseerib, oleks kuklas mõte ja professionaalsed teadmised, et kuidas üritust jätkusuutlikumalt teha.

Vastab Ann Udam Wise’i globaalsest ürituskorraldustiimist:

Kust tuli soov korraldada jätkusuutlik üritus?  

Wise’i jaoks jätkussuutlikus oluline. Oleme globaalne ettevõte ning jälgime oma mõju maailmas nii keskkondlikust kui ka ühiskondlikust aspektist. Meie tegevused on joondatud ÜRO jätkusuutlikkuse eesmärkidega ning need jagunevad viide suunda:
  • Emission Zero – Kaitseme planeeti ning vähendame oma süsinikujalajälge. Oleme alates 2020. aastast süsinikuneutraalsed (carbon neutral) ning sihime jõuda kliimaneutraalseks (net zero carbon) aastaks 2030.
  • Piirideta inimesed Suurendame kaasatust ning muudame raha piiriülese liigutamise lihtsamaks. 
  • Tulevikutegijad  Toetame tegusaid noori, et neil oleks võimalus oma ideed ellu viia ning aitame inimestel olla tehnoloogiasektoris edukad, olenemata nende vanusest.  
  • Kaasav kultuur – Toetame oma tiimi mitmekesisust ning kaasatust. Wise’is tegutseb tänaseks juba üle 4000 andeka ja ägedat inimese 110 eri rahvusest! 
  • Eetiline äritegevus Seame oma piirideta raha missiooni esikohale ning oleme oma tegevustes sotsiaalselt vastutustundlikud. Näiteks on kõigil wiseritel üle maailma on üks päev aastas, mida kasutada vabatahtliku töö tegemiseks. 
10jun2022 194842 mmp4210 shotbymarekmetslaid 1
Foto: Silver Gutmann
10jun2022 212342 img 0594 photosilvergutmann 1
Balti Jaama Turu platsil toimunud World Tour andis Wiseritele võimaluse avastada üksteise kultuure. Foto: Silver Gutmann
Kuidas jäite üritusega rahule?   
Jäime Wise Days 22 korraldusega väga rahule ning seda näitab ka wiserite äärmiselt positiive tagasiside.  
On tore näha, et üritusel on ka pikaajalisem mõju. Koheselt märgatav on näiteks taarapakendite sorteerimine, mis paljudes välisriikides ei ole tavaks, kuna pole kohalikku pandipakendisüsteemi. Kui varasemalt nägime kontoris, et osa pudeleid-purke rändas tavalisse prügikasti, siis nüüd leiavad nad tee spetsiaalsetesse kogumiskastidesse ning sealt edasi taaskasutusse. 
Wise Days 22 näitas, et ka suurüritusi on võimalik jätkusuutlikult korraldada ning kindlasti soovime sel teel jätkata. 
Autor: Francesca Buntsel, Jolos
Toimetas: Kärt Tomp, TULI

Jolos on TULI liige. TULI ühendab kõiki turundusega tegelevaid professionaale, kes on huvitatud erialase taseme tõstmisest ning valdkonna ärksaimate kaasamõtlejate hulka kuulumisest. TULI-sse kuulub praegu 95 liiget.

Kõik uudised