Kui COVID-19 pandeemia ajal hakati arvama, et päris konverentsid on möödanik ja virtuaalüritused on tulnud selleks, et jääda, siis praegu live-ürituste arv maailmas üha suureneb ja juba on jõutud tagasi 2019. aasta rekordtasemeni, kirjutab Eesti Konverentsibüroo turundusjuht Riine Tiigi.

Huvitava mõttena kõlab, et „Events are the new office!“ (üritused on uus kontor – toim.). Kuna palju töötatakse kodukontoritest, on üritused saanud väärtuslikuks kohaks, kus kokku tulla, suhteid luua, kontakte vahetada ja äri teha. Paljud firmad on hakanud üritustes nägema kuldaväärt turunduskanalit ning üritusturundusele suunatakse üha suurem osa eelarvest. Ka rahvusvaheliste erialaseltside konverentside arv maailmas kasvab, kuna korraldatakse üha rohkem kitsamatele valdkondadele keskendunud üritusi.

Kogusime kokku peamised trendid, millest konverentsikorralduses maailmas räägitakse ja kuidas võimalikult palju osalejaid oma üritustele saada.

1. Paku eksklusiivset sisu, networking võimalusi ning mitmekesise ülesehitusega konverentsipäevi

Kui tahad oma konverentsile rohkelt osalejaid, eristu! Paku eksklusiivset sisu. Midagi, mida osalejad nii lihtsalt internetist ei leia. Inspireeri põnevate vähem kuuldud esinejatega. Pööra konverentsi programmi üles ehitades eriliselt tähelepanu suhtlemisele ja suhete loomise võimalustele.

Kui varem öeldi, et „Content is the King“, siis praegu on saanud hüüdlauseks  „Let’s Connect People – Human connection is a key objective“ (ehk sisu asemel keskendutakse inimsuhetele – toim). Väga paljud osalejad tulevad üritustele networkima.

Seepärast loo teadlikult konverentsi programmis võimalusi suhtlemiseks: nt teatristiilis sessioonid asenda ümarlaudades istumisega, kohvipauside ajal hoolitse, et oleks laudu ja nurgakesi, kuhu osalejad saaksid koguneda ja paku vabamat õhkkonda. Isegi toitlustust saab disainida suhtlemist silmas pidades, trendikas on nt  ühine toidujagamine, kus õhtusöögi lauda ei tooda mitte individuaalsed toiduportsjonid, vaid toit tuuakse vaagnatel jagamiseks. Istumisega õhtusöökide juurest liigutakse rohkem vastuvõtu stiilis pidude poole, kus taaskord rohkem võimalusi erinevate inimestega suhtlemiseks.

Üha enam tähelepanu tuleb pöörata meelelahutuslikule aspektile. Osalejad ootavad interaktiivsust ja  võimalust aktiivselt kaasa rääkida. Sisuplokke planeerides arvesta, et tänapäeval ei viitsi keegi kuulata pikki ettekandeid. Et tähelepanu ei hajuks, peab sisu olema nii atraktiivne kui ka meelelahutuslik.  Ettekanded on muutunud palju lühemaks kui varasemalt (20-30 min ettekanded on tänapäeval täiesti normaalsed). Plenaarsessioonide asemel on moes paneeldiskussioonid, ekspertide intervjuud, kogemuslood, campfire sessioonid, meelelahtuslikud vahepausid, kõrvalüritused.  Moes on ka osalejate enda poolt loodud ehk nö user generated sisu.

Kamaluga kellasid-ja vilesid lisades ei tohi ära unustada kõige olulisemat, millest lähtuda – planeerimist alusta ikka sellest, mis on ürituse eesmärk.

2. Ära unusta osalejate heaolu (wellness) ja sportlikke tegevusi 

Taimetoit, tervislikud smuutipausid, valgurikas toit ja puuviljad on tänapäevase konverentsi nö kohustuslikud elemendid. Kuna osalejad on tavaliselt tavapärasest aktiivsem seltskond, on maailmas üha populaarsemaks saanud ka liigutamise lisamine programmi, nagu nt  hommikujooks, päikesetõusu jooga või hommikune taliujumine. Teadlasedki rõhutavad, et mõõdukas füüsiline koormus suurendab ajupotentsiaali. Ka näiteks linnaekskursiooni võib teha hoopis jalgratastel ja networking ürituseks võib viia kogu seltskonna väikesele rabamatkale. Samas oodatakse konverentsikeskuses ka vaikusenurgakesi ja võimalusi meditatsiooniks.

3. Hoolida tuleb nii keskkonnast kui ka kogukonnast

Rõõm on tõdeda, et keskkonnasõbralikud lahendused ja tähelepanu pööramine keskkonnamõjude vähendamisele on saamas ürituskorralduses normiks. Lihtsaim viis selleks on korralda üritus Green Key ökomärgisega tähistatud toimumiskohas, sest nemad hoolitsevad ise säästliku energiakasutuse, veeekasutuse, prügimajanduse ja toiduahela eest. 

Eelistada tasub asukohti, mis on ühistranspordiga hõlpsasti ligipääsetavad ning kuhu saab tulla jala, jalgratta või sõidujagamisteenusega. Taaskasuta kõike, mis võimalik. Väldi plastikut ja igasuguste lisamaterjalide tootmist. 

Dekoratsioonideks kasuta olemasolevaid materjale ja potitaimi. Ka valgustusega saab luua ägedat atmosfääri. Kui sul siiski on vaja midagi toota, telli kohalikelt väikeettevõtjatelt. Kingitusteks paku kohalikku söödavat-joodavat, et järjekordne reklaamnänn hotellituppa vedelema ei jääks. 

Internetis on olemas nii Tallinna kui ka Tartu kestlike ürituste korraldamise juhendmaterjalid. Kasulike nippide saamiseks tasub kindlasti pilk peale visata. Ka mitmel toimumiskohal on olemas omad juhendmaterjalid, nt Kultuurikatlal ja Kruiisiterminalil. 

Palju räägitakse konverentside puhul ka „Leaving legacy and giving back to the community“ kontseptsioonist. Kui vähegi võimalik, paku oma konverentsi puhul midagi ka vastu kogukonnale või lisa programmi mõni heategevusüritus. Näiteks kõigile avatud loenguid, meditsiinikonverentside puhul ava linnarahvale tervisekliinik või osale hoopis kogu seltskonnaga mõnes heategevuslikus aktsioonis.

4. Loov lähenemine sponsorlusele

Möödas on ajad, kus sponsorlus tähendas pelgalt logo lisamist plakatile, näitusepinda, reklaambännerit või sponsori nimega kaunistatud kaelakaardipaela. Sponsorlussuhetest on saanud partnerlussuhted. Lähene sponsorlusvõimalustele loovalt, pakkudes nähtavust näiteks läbi mõne keynote esineja toetamise, ekstrasisu pakkumise, ägeda elamustegevuse, kõrvalürituse, campfire sessiooni või heategevusliku ürituse toetamise.

5. Tervislik, aga ka kestlik ja meeldejääv toitlustus

Marmiidid hakkavad vaikselt unustusehõlma vajuma. Kaasaegse ürituse toitlustus on liikumas rohkem ühekordsete portsjonite suunas, et toit oleks silmale ilus vaadata ja mis seal salata, näeks ka pärast sotsiaalmeedias kena välja. 

Tihti lisatakse efektseid lahendusi nagu nt suupistesein või street food tüüpi toidu- või joogijaam. Efektsetena lähevad välisosalejatele kirja erilise atmosfääriga õhtuste ürituste toimumiskohad, nagu näiteks Kultuurikatel, Lennusadam, ERM, Tallinna Sadama Kruiisiterminal, Proto avastustehas, Kadrioru loss või isegi Tallinna Teletorn. 

Äärmiselt oluliseks on toitlustuses kestlikkus: paku kohalikku toitu, telli toitu täpselt osalejate arvu järgi ja aruta toitlustusfirmaga läbi lahendused, mida teha toidujääkidega. Buffet-tüüpi toitlustus asenda individuaalsete toiduportsjonitega. Kindlasti lisa menüüsse taimetoit. Taimse ja loomse tooraine keskkonnajalajälje vahe võib olla 10-50 kordne.

6. Tulipunktis on DEI – Diversity, Equity, Inclusivity

Rahvusvaheliste konverentside puhul pööratakse aina rohkem tähelepanu kaasamisele ja võrdsusele. Räägitakse sellest, et ka vähem kindlustatud noorteadlasel või imetaval emal peab olema võimalus osaleda, näiteks luuakse konverentsidel lastehoiu võimalusi. Sama põhimõte kehtib ka esinejate valiku puhul: konverentsi esinejad ei tohi olla ainult nö valged keskealised mehed. 

7. Välisosalejad ootavad ehedaid Eesti elamusi

Rahvusvaheliste konverentside puhul on enamik osalejaid Eestis esmakordselt ja nad on tavaliselt meie armsast sihtkohast huvitatud. Lisa programmi kindlasti mõni vahva tegevus, mis meie kultuuri või loodust tutvustaks: linnatuur, kohaliku toidu tuur, jalgratta- või rabamatk. Kui koorilaulu kasutamisega avatseremoonial oleme juba kõik kokku puutunud, siis eelmise aasta konverentside puhul nägime konverentsiprogrammides isegi eesti keele õppetunde, puude istutamist ning kurkide soolamise ja puude riita ladumise töötubasid, mis palju elevust tekitasid. 

Lisaks on trendiks saamas, et tavapäraste rühmaekskursioonide asemel tahavad paljud osalejad sihtkohta uudistada omal käel kas enne või pärast konverentsi. Seepärast jaga neile juba enne konverentsi infot muuseumide, parimate vaateplatvormide ja põnevate elamustegevuste kohta. 

8. Ürituse jalajälje mõõtmine

Viimasel ajal soovivad mitmed kliendid mõõta ka ürituse süsinikujalajälge. Arvestusse lähevad siis nii elektri, vee ja gaasi tarbimine kui ka külaliste, meeskonna ja kaupade transport. Lisaks toitude, jookide, dekoratsioonide, menüüde ja auhindade jalajäljed. Jalajälge aitavad kokku arvutada ürituskorraldusfirmad, samuti on olemas vastavaid pakkujaid internetis.  Siiski võib öelda, et jalajälje mõõtmine on pigem levinud väga teadlike korporatiivide ürituste puhul, akadeemilised teadus- ja erialaseltside konverentsid sellele vähemalt praegu nii palju ei keskendu.

9. Registreerumised tulevad viimasel minutil

Pandeemiajärgselt on üks suurimatest muutustest see, et üritusele registreerutakse palju hiljem kui varasemalt. Kui soovid rohkem varaseid registreerumisi, tekita ürituse eelturunduses FOMO efekt: räägi, kui ägedad esinejad on tulemas, kui vinge sisu, networking ja koht on ootamas ning kui vähe kohti on saadaval! 

Rahvusvaheliste konverentside puhul jaga kindlasti ka põnevat sihtkoha infot, tekitades potentsiaalsetes osalejates tunde, et see on ainulaadne võimalus selle sihtkoha külastamiseks. Kasuta sihtkoha turunduses linnade turismiosakondade materjale.  

10. Hübriidüritused jäävad tahaplaanile

Pandeemia ajal arvati, et edaspidi hakkavad kõik konverentsid toimuma hübriidvormis, kus osaleda saab korraga nii kohapeal kui ka ekraani taga. Elu on näidanud, et hübriidüritused on jäämas üha rohkem tagaplaanile, kuna need ei anna nii head võimalust omavaheliseks suhtlemiseks. Hübriidüritust on väga kallis korraldada ka siis, kui mahuka tehnilise produktsiooni asemel pakkuda ainult konverentsi ülekannet ja mitte toota ekstra hübriid-sisu. Pigem kasutatakse Teamsi koosolekuteks ja aruteludeks, mitmepäevased üritused on kõik live’na tagasi.

11. Kasuta järelturundust

Kui oled eduka konverentsi korraldanud, ära unusta konverentsi sisu hiljem turunduses kasutada! Sotsiaalmeedia annab selleks hiilgavad võimalused: jaga ettekannete lühikokkuvõtteid, parimaid palasid, tippesinejaid ja ehedamaid hetki. Öeldakse, et ühest ettekandest võib saada 100 erinevat sisuloome võimalust. Eriti oluline on see, kui soovid samale seltskonnale veel teiselgi aastal üritust korraldada.

12. AI kui ürituskorralduse abimees

Tehisintelligendi ürituse korraldamise abimehena võib ilmselt kirjutada juba täiesti eraldi blogipostituse. Tehisintelligent aitab ära teha kõikvõimalikud kirjatükid, kokkuvõtted, eelarved, turunduse jne, ole ainult mees ja oska talt küsida!

Autor: Riine Tiigi, Eesti Konverentsibüroo turundusjuht 

Kõik uudised