Kiirabist, magamiskottidest ja muust räägib äsja 25. sünnipäeva tähistanud üritusturundusagentuuri WOW Eventsi partner Olavi Ruhno. Ettevõtte pidupäeva puhul meenutame olnut.

“Jõhker, see pole tegelikult kohale jõudnud,” muigab Olavi Ruhno, kui soovin WOW Eventsile õnne. “Ma hommikul mõtlesin, milline oli see esimene hetk, mil tundsin, et meil on nüüd firma. Praegu tundub see nii naljakas ja kohatu, aga see oli 2002. aastal, kui ostsime faksi. Tol hetkel mõtlesin, et nüüd on küll kõik firmaks vajalik olemas!” 

Faks tegi mehest ärimehe!

Jah. Olime tegelikult selleks ajaks juba aasta tegutsenud. Miks see kõik nii oluline oli? Sest lepinguid saadeti ju faksi teel, see oli nagu tolle aja digiallkirjastamise revolutsioon. 

Nojah, kujutan ette, et kogu valdkond oli märksa teistsugusem kui praegu. Iva on muidugi sama. 

Iva on sama, aga kui alustasime, pöördusid kliendid meie poole seepärast, et meil oli infot. Internet polnud siis selline nagu praegu. Sa võisid guugeldades midagi leida, aga teenusepakkujad ei osanud tegelikult kodulehti teha. 

Meil oli infot, olime ringi sõitnud ja pilte teinud. Teadsime, mis kohad ja bändid töötavad. Praegu on klient veidi samas olukorras. Infot on liiga palju ja klient taas ei tea, kes on hea, kes halb ning kes vastab nende ürituse eesmärkidele. Igaüks oskab endale lehekülje teha ja end reklaamida. Jälle on vaja meie infot. 

Kas sa mäletad, mis oli esimene üritus, mis te tegite? 

Firma registreerisime küll 2001. aastal, aga tegelikult korraldasime enne kolm aastat Virgo FIE (Virgo Jaani, WOW Eventsi teine partner – toim.) alt üritusi, samal ajal mujal töötades. Oleme Virgoga eluaeg koos bändi teinud, ostsime tehnikat kokku ja Virgo oli IT-mees. Tema tegi kodulehe ja ütles, et rendime nüüd tehnikat. Keegi helistas, küsis programmi ka ning oligi valmis maksma, mis me küsisime. 

Mäletan, et korraldasime ühe puhastusettevõtte suvepäevi. Ladusin auto alkoholi ja tehnikat täis, põhi oli täiesti vastu maad. Sõitsime kohale, juhtisime päeva, lasime muusikat, pidasime baari ja eks see kõik kuidagi nii algaski. 

Me alustasime tegelikult pulmad.ee avamisega ja pulma -ja peoagentuurina. Võtsime algusest peale suhtumise, et pulma korraldame nii nagu see toimuks elus üks ja ainus kord. Pulmakorraldamisega me enam ei tegele, aga soovituste kaudu teeme võib-olla üks-kaks pulma aastas.

2005. aastal muutsime nime WOW Eventsiks, defineerisime ennast üritusturundusagentuurina ja meie sihtgruppideks said äriklient ja avalik sektor. Võtsime lähenemise, et üritus on kliendile vahend oma eesmärkide saavutamiseks. Tööd alustades tahame kliendilt alati kuulda, mida ta tahab selle üritusega saavutada. Meie professionaalidena oskame selle vahendi kliendi jaoks parimal viisil tööle panna.

Ütlesid hiljuti tuli.ee portaalis: “Agentuurina kuuleme kõige sagedamini väidet, et meie teenuste kasutamine on raha raiskamine, kuid mis on tegelikkus? Meie professionaalne lähenemine aitab klientidel sageli kulusid kokku hoida ja paremaid tulemusi saavutada.” Miks see endiselt nii on? 

Kui ettevõte ostab masina, on see investeering ja arvestatakse tasuvust, ROI-d jne. Aga kui ettevõte korraldab ürituse ja investeerib sinna võib-olla sama palju raha, kui masinale kulus, pannakse see summa automaatselt kulureale. 

Üritusi ei nähta organisatsiooni investeeringuna, seda raha ei püütagi tagasi arvutada. Asjad vaikselt muutuvad, aga palju maad on veel minna. Inimesed on ettevõtte kõige kallim vara ja ega inimesed ei ole masinad, millel on tehniline instruktsioon – igaüks on eraldi isiksus, kõigiga peab tegelema. Ma ei mõista, miks nähakse inimestesse raha panemist kuluna, mitte investeeringuna.

Sa paned ju üritusega oma meeskonna paremini tööle ja see toob sulle tagasi. Üritus tekitab küünarnukitunde, inimesed pingutavad rohkem. Õnneks on meil üha rohkem kliente, kes seda mõistavad ja mõtlevad meiega kaasa.

Ott Järvelale meeldib öelda, et spordiajakirjanik pole elukutse, vaid diagnoos. Kas üritusturundajatel on sama? See on ju pigem pingeline ja ootamatusi täis töö, samas oled 25 aastat vastu pidanud!

Eks see ole elustiil. Kui see töö ei meeldi, siis pole midagi teha. Umbes 20 aastat tagasi üritasin sõbrale seletada, mis tööd me teeme. 

“Teil on siis õhtujuhid palgal?”

“Ei ole.”

“Mingid omad bändid siis?”

“Ei ole.”

“Mis te siis üldse teete?”

Ma vastasin, et meil on renditud kontor, liisitud arvutid, kontaktid ja inimesed, kes teavad, kuidas asju tehakse. Tema ütles selle peale: “Ahah.”. 

Mida me teeme? Me aitame leida lahendusi valdkonnas, milles oleme professionaalid. Kui rahulikult planeerida, ei ole ka pinget või paanikat. Saan ju öelda, et sel kuupäeval mina üritusel osaleda ei saa ja keegi tiimist asendab mind. Meil on väike punt, üksteise asendamine pole probleem.

Väga oluline on pere tugi. Kui sa oled tihti nädalavahetustel ära, siis see võib olla keeruline. Meie meeskonda toetavad nende pered, aga eks ta diagnoos ole, jah. 

Kas keegi vahepeal helistab hommikul, et õhtul on üritust vaja? 

Tehnilise produktsiooni pealt on seda ette tulnud. Tehnika suudame ruttu kokku panna, aga catering’iga on keeruline, kui just kiirtoidukohaga koostööd ei tee. Midagi mõtleme ikka välja. Päästmisi tuleb ikka ette. Keegi helistab ja ütleb, et nad on ise korraldanud, aga bänd või õhtujuht hüppas viimasel hetkel alt. 

Agentuur on sündmuse garantii. Kui me artistidega asju kokku lepime, siis me teame, kes peab sõna ja kes mitte. Praegu peavad ikka kõik, aga minevikus on igasugu asju ette tulnud. 

Teine asi on broneeringutega – kui klient otsib suvepäevade kohta, siis talle võib-olla pakutakse teistsuguseid tingimusi. Peokoht ju teab, et ega see sama klient ilmselt lähiajal samasse kohta tagasi ei tule. Meiega ei saa nii käituda, sest meie taga on palju kliente, mis tähendab, et saame paremini läbi rääkida. 

Teile ei saa tünga teha.

Saab ikka, aga tehakse vähem, sest me saame suurema kellaga kolistada. 

Kas teil on must nimekiri esinejatest või õhtujuhtidest, kellega te koostööd ei tee? 

Ma ütleks, et neid, kellega me mingil juhul koostööd ei tee, ei ole. Aga kui valikuid on palju, siis valid ikka nende vahel, kellega koostöö parem on.

Meil on olemas klientide blacklist. Oleme enda jaoks paika pannud, et kui oleme teinud konkursil kolm aastat järjest korraliku pakkumise, aga pole isegi tagasisidet saanud, siis me rohkem ei proovi.

Oleme seda klientidele ka ausalt öelnud, et kuna me ei ole saanud tagasisidet, siis järelikult pole mõtet uut pakkumist teha. Hoiame parem kõigi aega kokku.

See ei tähenda, et me peaks kõik hanked ja konkursid võitma. Normaalne, et kõiki asju ei saa võita. Aga tahaksime kaotada nii, et see ei oleks kaotus. Selleks on vaja tagasisidet. On vaja mõista, mida valesti tegime. 

Mõni Eesti artist esineb ju kolm korda õhtu jooksul, alustab Tartust, siis läheb Pärnusse ja lõpetab Viljandis. Kuna turg on väike, siis rügatakse kõvasti. Kas see jätab ka mingi jälje? Kas mõni mõtleb, et ah, suvepäevad, need teeme pingutamata ära? 

Meie artistid oskavad end päris hästi hoida. Teine asi on see, et kui korraldame suvepäevi, oleme ise kained. Kunagi üks pulmaisa soovitas, et pead kliendist olema kaks pitsi maas, siis on kõik okei. Meie nii ei tee. Ehk kui tuleb artist või bänd, kel see on õhtu jooksul kolmas üritus, siis me tegelikult tunneme vahet. Mõnikord saad suve lõpus aru, et artisti hääl pole enam see, mis kevadel. Samas, kui klient on piduses meeleolus, siis ta ei vaata sama pilguga kui meie, kel on võrdlusmoment olemas. 

Alles arutasime Anne-Lyga (Ridal, vanemprojektijuht – toim.), et 2000ndate alguses oli nii, et kui õhtujuht pidi laupäeval kohale tulema, siis helistasid päev enne üle ja palusid tal reede õhtul tagasi hoida. Praegu enam seda ei ole, et peaks meelde tuletama, et ole vormis ja puhanud. Ei pea enam tund aega enne soundcheck’i helistama ja kontrollima, kas esineja on ikkagi teel. Kunagi oli see täiesti tavaline. 

Mis on 25 aasta jooksul olnud kõige huvitavamad ja meeleolukamad juhtumid, mida meenutada? 

Põnevad lahendused tekivad, kui klient tuleb kaasa. Korraldasime Maaülikooliga koos madalate järvede konverentsi. Madalate järvede uurijad üle maailma tulid Tartusse kokku ja pidime alustuseks pressikonverentsi tegema. Mõtlesime, kuidas teha ja asi sai ruttu selgeks – pressikonverents peab toimuma Võrtsjärves, maailma kõige rohkem uuritud madalas järves. 

Teadlased tulid aerupaadiga, järveuurijate täisriietus seljas ning kikilips ees, et oleks soliidsem. Lõpuks istusid nad kaldavees laua taga ja vastasid küsimustele. 

Mäletan, et 2005. või 2006. aastal tuli selline hunnik lund maha, et liikuda põhimõtteliselt ei saanudki. Meil oli kontor Mere puiesteel ja meeskond pidi minema Paldiskisse jõulupidu tegema. Nad hakkasid varuga minema, juba päeval kell 12, Paldiskisse jõudsid alles kell 9 õhtul. Pidu oli juba hoos, aga klient oli õnnelik, et tulitegi! 

Üks päris hull lugu oli oma 10-11 aastat tagasi Valkla rannas. Siis olid seal teised omanikud. Olime suvepäevad kinni pannud ja päev enne helistati ja öeldi, et on väike segadus – samal ajal toimuvad ka teise ettevõtte suvepäevad. Alternatiivina pakuti meile välja lähedal asuv Pedassaar.

Sinna oli 5-10 minutit paadisõitu, meile korraldati kõik ära, viidi toitlustus, telgid ja kõik tehnika sinna. Iseenesest oli kõik väga kihvt. Nad tõid ka magamiskotte ja telke, aga kella kümnest nad enam telefoni vastu ei võtnud ning kõigil ei olnud kohta, kus magada. 

Mõtlesime, mida küll teeme ja kuna meil polnud inimestele midagi pakkuda, siis lihtsalt pidutsesime. Hommikul kell pool üheksa sai generaatorist bensiin otsa, siis lõppes ka pidu.

Klient jäi ikka alles? 

Jäi, tegime nendega koostööd edasi, sest lahendasime olukorra parimal võimalikul viisil. Üks napakas näide meenub Eesti Liisingliidu 10. sünnipäevalt. Osalesime konkursil ja läksime siis tegevdirektorile Reet Häälele – kes on samas ametis ka praegu, kui liit tähistab 30. juubelit – rääkima, et meil on plaan: peo teemaks on maffia, kes tuleb kokku, et kartellilepinguid uuendada. Reet jäi mõtlema ja ütles: “teeme ära!” 

Ühel hetkel arvas Reet, et tema kui maffiaboss võiks peole kirstus siseneda. Seepeale hakkasime otsima kohta, kust saaks kirstu rentida. Kas keegi on kunagi kuulnud kirsturendist? Lõpuks saime ühe müüjaga kokkuleppele, kuid lepingus oli klausel, et kui kirstule tekib kasvõi üks kriim, peame selle välja ostma. Kirstu ostmine oleks olnud umbes kolmandik kogu ürituse eelarvest. Õnneks läks kõik hästi. 

Sa oled oma silmaga näinud palju pidusid. Kas inimesed pidutsevad teisiti kui 25 aastat tagasi? Ma kuulen seda juttu päris tihti, aga mõtlen, et võib-olla need inimesed on lihtsalt vanemaks jäänud. 

Alkoholi juuakse kindlasti vähem, kuid on ka erandeid. Mäletan, et enne COVID-it oli üks jõulupidu, kus kiirabi pidi mitu korda käima. Kui brigaadijuht hakkas projektijuhti nimepidi tervitama, saime aru, et asi on liiale läinud. 

Üks suur tootmisettevõte oli saavutanud tohutud eesmärgid ning välismaine juht tahtis, et alkohol oleks tasuta. Me küll ütlesime, et ärge jumala eest seda tehke. 

Aga üldiselt juuakse vähem, levinud on alkoholivabad joogid ning standardiks on see, et ettevõtte kulul saab mõne joogi ning edaspidi peab baarist ise ostma. Enam ei ole seda mõtteviisi, et ettevõte peab oma töötajad purju jootma. 

Lisalugu | Kaasasutaja Virgo Jaani: üldse ei huvita, et kohe on mõni kriis tulemas või minemas, teeme lihtsalt oma asja 

Koos Olavi Ruhnoga WOW Eventsi asutanud Virgo Jaani naudib hetkel Eesti talverõõmude asemel sooja päikest. Oma vastused saatis ta palmi alt. 

“Kui Olli poleks, ega siis poleks ka 25 aastat vastu pidanud,” kiidab ta Olavit. “Kriisid on tõesti õppimiseks, aga neid ei tasu kogu aeg rõhutada. Üldse ei huvita, et kohe-kohe on midagi tulemas ja kohe-kohe on minemas. Teeme lihtsalt oma asja. Oleme maailma kontekstis nii pisikesed, et saame poole päevaga uue suuna välja mõelda, teise poolega suuna käima tõmmata ning järgmisel päeval esimese arve välja saata.”

Ta pani kirja ka WOW Eventsiga saadud suurimad õppetunnid:

• Ole oma liistude juures, tee seda, mida oskad ja lase teistel ka seda teha.
• Kui näed, et ei taheta teha, lase inimesed vabaks.
• Ära kasuta suuri sõnu. Ole kliendiga aus ja otsekohene.
• Pole olemas 100% panust sündmusesse… On olemas Pareto printsiip*. Punkt! 
• Igasugune 110% jutt ajab oksele…

*Pareto printsiibi ehk 80:20 printsiibi kohaselt moodustub 80% mõjust/tulemusest 20% tegurite poolt. 

Autor: Siim Kera, TULI

Kõik uudised