Kõik uudised

Jääme terveks! Vaata, kuidas TULI liikmed kodukontorites toimetavad

Eriolukorrad liidavad. Agentuuride ja turundustiimide füüsilised meeskonnad on kolinud virtuaalsetesse kanalitesse ning võtavad maksimumi tänapäeva tehnoloogiast. Loe, kuidas kaugtöö sujub ning millist tehnoloogiat selleks kasutatakse.

Pilt: Imagine\TBWA 

MIXD-i juht Patrik Kupenko kodukontoris

MIXD-i juht Patrik Kupenko: "Meil on kõik 11 töötajat kaugtööl. Õnneks valmistusime ette õigel ajal ja läksime laiali piisavalt vara. Kasutame: Basecamp, Slack, Google Hangouts, Skype, FB messenger. Sisemised tööriistad olid meil juba varem paigas, aga klientide ja partneritega suhtlemise platvormid leppsime jooksvalt kokku. Kuna me oleme digifirma, siis suudame kõigega kiirelt kohaneda. Mina isiklikult olen hetkel umbes 50% kogu tööajast videokõnes."


Coca-Cola ühine virtuaalne kohvipaus

Coca-Cola Baltikumi avalike suhete juht Nele Normak
: "Coca-Cola Balti Jookide AS on alates esmaspäevast, 16. märtsist kodukontoris. Põhilised suhtlusvahendid on Microsoft Teams, Skype, Messenger, WhatsApp."

AD Angels kodukontoris

AD Angelsi juht Annika Avikson
: "Inglid töötavad alates reedest, 13. märtsist kodudes, meid on kokku 8. Koosolekuid peame Skype'i teel."

Marika Jahilo kodukontor Kohila lähistel
ERR-i turundus- ja müügiosakonna juhataja Marika Jahilo: “ERRi turundustiim töötab valdavalt kodukontoritest. Töömaht on oluliselt kasvanud, sest kui tavaolukorras tuleb programmides muutusi ette keskmiselt kord-kaks nädalas, siis praegu muutuvad kavad iga päev mitu korda, mis tähendab, et kogu planeerimine ja väljastus peab ümbermuutusi tegema ja see info ka veebis õigena kajastuma. Suurenenud koormusele ja piirangutele vaatamata on peaaegu kõik terved ja töötuju hea.

Meil on kahju, et ära jäävad nii Klassikaraadio sünnipäevakontsert kui Raadioteatri avalik salvestus ERMis, R2 sünnipäeva tähistamine, ETV2 keskkonnakuu esmalinastus ja paljud muud planeeritud sündmused. Aga küll me suvel-sügisel selle kõik tasa teeme:) 

Mitteformaalselt toimetame Messengeri chat'i aknas, kus jagame kiiret infot ja hoiame meeleolu, jagame meeme, tervitame sünnipäevalapsi jne. Meilid ja mobiil on tavapärased suhtluskanalid ja koosolekute tarbeks võtsime kasutusele Skype'i. Tegime eile Skype’I koosoleku, mis siiski kümne inimesega kõige paremini ei toiminud. Proovime ka Zoomi, sest seda sõbrad soovitasid.”

MediaCom kodukontoris

MediaComi tegevjuht Olga Peresild

  • Füüsilised meeskonnad on kolinud virtuaalsetesse kanalitesse. Agentuuris on mitu meeskonda (nii klientide- kui ka valdkondade põhised). Oleme loonud grupid digikanalites, et võimalikult täpselt taastada ettevõtte struktuur, millega meeskond on harjunud. See aitab inimestel keskenduda kõigepealt tööle ja klientidele ning minimiseerida võimalikke arusaamatusi vastutuse jagamise, üksteise asendamise jms osas. 
  • Vahetasime omavahel kasulikke artikleid, mille teemaks on kaugtöö hea tava. See aitas meil leppida omavahel kokku, milline saab olema meie meeskonna dünaamika tulevastel nädalatel.
  • Võtame maksimumi tänapäeva tehnoloogiast. Meie suureks eeliseks ja fantastiliseks abivahendiks on Scoro tarkvara, mis aitab kampaaniatel lihtsasti silma peal hoida ja kogu oluline info ühte kohta koguda. Kasutame Scorot juba üle aasta ning seda agentuuri kõikidel tasanditel (projektijuhid, valdkonnajuhid, spetsialistid). Info on talletatud ja kodukontorisse liikumine ei tekitanud tagasilööke klientide kampaaniate haldamisel.
  • Meeskonnaliikmed on võtnud koju kaasa oma arvutid ja monitorid. Meediaagentuuris on palju tööd andmetega, see nõuab keskendumist ja tähelepanu. Kaks suurt monitori igaühel on kohustuslik.
  • Andsime oma klientidele ja partneritele operatiivselt teada, et kogu agentuur on läinud kaugtööle. Kliendid said kinnituse, et oleme hoolimata olukorrast nende jaoks olemas. Teiseks, leppisime kokku, milliste kanalite kaudu toimub edaspidine kommunikatsioon ja milliste platvormide/vahendite abil teeme koosolekuid.
  • Omavaheline usaldus! See on äärmiselt oluline „tööriist“, et business as usual toimiks.
Velveti esimene päev kodukontoris

Velveti tegevjuht Pärtel Vurma
: 

Velveti otsus jääda kodukontorisse oli väga lihtne ja selge. Mida kiiremini paneme piiri viiruse levikule, seda parem. Velveti kontorist käib päevas koos klientide ja partneritega läbi vähemalt 100 inimest. Oli selge, et ainuõige otsus on viia kõik need interaktsioonid miinimumini ja saata kogu Velveti töökas kollektiiv kodusele tööle. 

Meie ettevõtte suuruse tõttu oleme juba ammu oma töö korraldanud selliselt, et tiimi igapäevased tegevused on kirjas Teamweekis (uue nimega Toggl Plan), tööfaile hoiame ühiskasutust võimaldavas Dropboxis, memosid ja dokumente Dropbox Paperis ja kasutame igapäevaseks suhtlemiseks Slacki. Slackis on meil erialaste tiimide ja projektimeeskondade lõikes eraldi suhtluskanalid. See kõik ei erine meie tavapärasest rutiinist. Senisest rohkem peame lihtsalt panema kirja asju, mida muidu oleksime kommunikeerinud kontoris ise kohal olles. Üheks meie igapäevaseks rutiiniks on kogu ettevõttega hommikune Standup koosolek, kus igaüks ütleb valjult teistele välja, mis ta tänased ülesanded on. Selle formaadi viime nüüd läbi Slackis. Koostasime varakult juba täpse juhendi ja protsessi kuidas seda teha. See võtab online’is pisut kauem aega, aga on samas ka konkreetsem ja asjalikum. 

Oleme tiimiga kokku leppinud, et igaüks annab tööpäeva lõpus ka paari lausega aru, mida ta päeva jooksul tegi ja kui kaugele oma töödega jõudis. 

Kõik projektikoosolekud teeme Slackis audiokõnedena. Nende kvaliteet on üllatavalt hea ja praegu ei ole sellist tunnet, et info, olgu see info siis emotsionaalne või formaalne, selle tõttu kaduma läheks. Tuju on siiani kõigil hea.  

Digiprojekte oleme juba mõnda aega planeerinud Trellos. Digitiim on üldse kõige paremini selliseks olukorraks valmis. Töövahendid ja töövõtted selgelt defineeritud ja sisse treenitud. 

Minu jaoks isiklikult on kodukontori erinevus selles, et telefonikõnesid on vaja teha palju rohkem. Need hetked, kus muidu võtaksin mõne tiimiliikme paariks minutiks kõrvale, et kiiretel teemadel arutleda, tuleb nüüd teha ühekaupa telefonikõnedena. 

Mõned tähelepanekud:

  • Kodukontoris presskannuga kohvi tehes saad aru kui palju sa tegelikult iga päev kohvi jood, sest kontoris käid kohvimasina nuppe justkui möödaminnes vajutamas.
  • Teksti kirjutamine Slackis või mõnes muus sarnases suhtluskanalis võtab kolm korda rohkem aega kui sama jutt telefonikõnena. Võta toru ja helista. Viirus telefoni kaudu ei levi.
  • Kõik inimesed saavad suurepäraselt aru, et praeguses olukorras on kõigil vaja ladusa suhtlemise nimel natuke rohkem pingutada ja näen, et seda tehakse tegelikult hea meelega.
  • Huumorimeel on meeleolu üleval hoidmiseks ülioluline. Kui kontoris lolli nalja teha ei saa, siis chatis meemide ja kassipiltide postitamine aitab kaasa.
  • Kodukontoris võid viibida vabalt valitud riietes (või üldse ilma riieteta) ja köögist saab koguaeg süüa võtta. See on samal ajal nii tore kui ka ohtlik.
  • Osadele inimestele sobibki kodukontori formaat rohkem. Nad saavad paremini keskenduda ja on oma ülesannete lahendamisel palju tõhusamad.
  • Kõik see on natuke ikkagi põnev ka. Nagu ütles meie loovjuht Piia: “Minu meelest oli täna ülitegus tööpäev, aga natuke nagu oleks matkal või midagi sellist. Nagu teeks lõkke peal süüa vahelduseks.”

Taevas kodukontoris

Ogilvy PR tegevjuht Kristi Hürri

Ka Taevas on koroonaviiruse leviku tõkestamiseks otsustanud järgmised kaks nädalat tegutseda kodukontorist. 

Kuna töötajaid on agentuuris kokku ligi 40, vajas uuele töörežiimile üleminek eelmisel nädalal pisut planeerimist ja ettevalmistusi. Selleks installeeriti tööarvutitesse vajalik lisatarkvara, mis tagab ligipääsu serveris asuvatele kliendikontodele. 

Igapäevaseks suhtluseks kasutame endiselt projektijuhtimisprogrammi Basecamp, kuhu jookseb pidevalt projekte puudutav vajalik info. 

Kaugtöö ei tekita palju probleeme, kuna enamik küsimusi saab distantsilt korda ajada. Koosolekute pidamiseks kasutame erinevaid võimalusi: Skype, Microsoft Teams, Zoom, Messenger – mida keegi mugavamaks peab.  

Kuna ka enamik klientidest töötab sel perioodil kodukontoris, tuleb leida viise, kuidas pidada koosolekuid suurema hulga inimestega nii, et kvaliteet oleks hea ja side turvaline. Neljapäeval ongi plaanis pidada terve päeva koosolekut, kus osaleb kokku 14 inimest – igaüks oma kodust ja arvuti tagant.  

Praegune olukord on kõigi jaoks eriline. Hea meel on selle üle, et Taeva tiimitunne on endiselt tugev ning positiivset joont hoitakse üleval meie ühises Facebooki grupivestluses, kus pole kunagi varem nii vilgast arutelu toimunud. Tuuakse välja kodukontori eeliseid, näiteks asendatakse hommikune töölesõiduks kuluv aeg hoopis jalutuskäiguga looduses jne. 

Olgugi, et me ei ole füüsiliselt kontoris koos, hoiame sidet ja loovagentuuri vibe’i väga edukalt üleval virtuaalsete kanalite kaudu. Eriolukorrad liidavad! 

Forum Cinemas kodukontoris
Forum Cinemas turundusjuht Katre Kärner: "Meie töötame kodust ja igapäevaselt on turundustiimis kolm inimest. Et oleks rohkem töökeskkonna tunne, oleme vormirõivastes ja taustal mängivad filmitreilerid. Euroopaülesed koosolekud kolleegidega teistest riikidest on Zoom keskkonna vahendusel."

Daltoni tegevjuht Ivo Kallasmaa: „Kasutame: Microsoft Teams, Skype, Messenger, email, telefon. Dalton kodukontorites töötab kokku 6 inimest.“ 

Orangetime Eventi juht Eve Peeterson: "Meie 10 inimest toimetavad kõik kodust - suhtleme FB Messengeri, e-maili ja Skype’i teel". 

Omniva turundus- ja kommunikatsioonijuht Kaja Sepp: „Meie kasutame Microsoft Teamsi nii ettevõtte sees kui väljaspool (Teamsi saab liita üle veebi ka neid, kel rakendust endal ei ole). 

Minu jaoks, kes ma olen harjunud olema sõna otseses ja kaudses mõttes keset elu (isegi mu töölaud on toa keskel), on aga pidev kodukontor paras karistus. Tehniliselt aga kõik toimib, aga pidev chattide virrvarr ja arvuti/telefoni sees olek absoluutselt igaks suhtluseks, mida muidu hõikaks üle toa või räägiks kohvinurgas, on väsitav.“

Üritusturundusagentuurid VOOL ja Elamusstuudio kodukontoris

Silja Oja, TULI

Liitu uudiskirjaga