Loovus liidab: üritusturundusagentuuride koostöös sündis Eesti üks suurimaid korporatiivüritusi

Sel aastal on Kuldmuna teemaks “Loovus liidab”, et esile tuua erakordseid sündmuseid, mida loomeinimesed on oma jõu liitmisel teha suutnud. Selle illustreerimise heaks näiteks on eelmisel aastal Kuldmuna Grand Prix võitnud Coca-Cola “All Hands Meeting”, mille korraldasid üheskoos üritusturundusagentuurid Orangetime ja VOOL Events.

Üritusturundusagentuuride Orangetime ja VOOL Events koostöö käigus korraldati kolme kuuga üks suurimaid Eestis toimunud korporatiivüritusi – Coca-Cola 700 töötaja kohtumine. Kolmepäevane üritus tutvustas Coca-Cola tulevikueesmärke kahe konverentsiga Tere Tennisekeskuses ja õhtuste pidudega Kultuurikatlas ning Teras Beachil.

Festivali meenutaval konverentsil oli esindatud üle 50 esineja ja rohkem kui 800 slaidi ettekandeid. Muuseas ei puudunud ka mäe otsa ehitatud DJ pult, 60 meetrit projekteeritud päikeseloojangut ning innovatiivseid Eesti iduettevõtteid tutvustav demoala Tomorrowland. Kõike seda tegi 200-liikmeline tiim.

Korraldajatele möödus üritus igati edukana. Külalised, keda oli kokku 28 erinevast riigist, hindasid selle seni parimaks korraldatud ettevõttesiseseks ürituseks. Lisaks valiti Coca-Cola “All Hands Meeting” rahvusvahelisel konkursil Baltic-Nordic Event Awards parimaks konverentsiks ning VOOL Events ja Orangetime võitsid tänavu Venemaal ka uue Coca-Cola hanke.

Meenutusi, muljeid ja seda, kuidas esmakordselt Eestis maailmatasemel konverentsi korraldati, jagavad Enel Teinemaa Orangetime’st ja Sten Skolimowski VOOL’ist.

Kuidas ürituse lahendus sündis?

Enel: Saime Orangetime’iga oktoobris kutse konkursile, et teha omapoolne pakkumine. Lisaks eestlastele olid konkursile kutsutud ka Coca varasemad partneragentuurid Venemaalt ja Poolast. Coca rõhutas väga tugevalt, et ürituse külalised on turundusinimesed, kes on väga palju ülemaailmselt üritustel käinud ning kõike näinud ja seega ka erakordselt “hard to impress“. Et võimalikult wow-pakkumine teha, kaasasime oma loovkampa lisaks Orangetime’i loovjuhile ka VOOL’u loova aju. Umbes kolme nädala jooksul veetsime pea iga vaba hetke ninapidi koos ajurünnakuid pidades – toimusid need nii kontorites kui korduvalt ka Steni juures pitsat tehes. Õhtuti, nädalavahetuseti, lõunapausidel olime ikka süvitsi Coca-Cola lainel.

Sten: Meie partneragentuur Orangetime kutsus VOOL’u 2018 sügisel rahvusvahele hankele, et võita Vene ja Poola agentuuridega võisteldes Coca-Cola Euroopa müügiürituse korraldamise õigus. Minu rollis VOOL Events loovjuhina jäi kokku panna hanke loovtiim ja koordineerida loovprotsessi. Ideelahendust panime kokku ca. kuu. Maht oli väga suur, aga koos loovtiimi liikmete Eneli ja Jorveniga oli see protsess väga konstruktiivne ja äärmiselt fun. Teadsime, et hanget võita oli väga keeruline nii suurte riikide ning agentuuridega võisteldes, aga ainus, mis me teha saime, oli anda endast 200%.

Milline oli projekti kulg? Kas esines ka mingeid ootamatusi?

Enel: Kuna projekti elluviimiseks oli aega kolm kuud, mille sisse jäi ka jõulude ning aastavahetuse periood, kus protsessid on paratamatult aeglasemad, siis oli terve ettevalmistuse aeg väga intensiivne. Ootamatused olid seetõttu paratamatud, aga seljatasime need edukalt.

Sten: Eks nii suure ja olulise rahvusvahelise hanke võitmine oli loomulikult väga rõõmsaks tegev üllatus. Aga kaua me seda võitu tähistada ei saanud ja koheselt hakkas pihta ka korraldus. Peaprojektidejuhtide Maickeni ja Eneli tubli juhtimise all oli projekt väga ladus ja edukas. Kuna nii suuremahulist produktsiooni pole Eestis veel tehtud, siis oli kogu protsess uudne ja keeruline, aga lahendused leidsime kiiresti ning ka kliendi jaoks oli tulemus varasemate Coca üritustega võrreldes erakordne ja eriline.

Kuidas sujus koostöö oma konkurendiga?

Enel: Jagasime omavahel tööülesanded konkreetselt ära, ning et klienti paljude kontaktidega mitte hulluks ajada, oli Cocale meie poolt kaks põhikontakti, kes hoidsid kõigil teistel tiimiliikmetel kätt pulsil ja tegemistel silma peal. Lõpptulemina kõik sujus ning VOOL’uga koostöö oli väga positiivne.

Sten: VOOL’u jaoks on tänaseks Orangetime rohkem partneragentuur kui konkurent. Ja eks esimese, nii suure projekti kahasse tegemise puhul oli ikka kartusi, kas meie erinevad töökultuurid ja kommunikatsioon klapivad. Aga mõlemale positiivseks tõdemuseks oli meie tiimitöö väga ladus, sõbralik ja äärmiselt asjalik. Tunneme, et meie väärtused ja ootused on üksteisele väga sarnased.

Millised olid projekti juures peamised väljakutsed?

Sten: Kõige suurem väljakutse on suuta reaalselt produtseerida sama lahendus, mis on kliendile loovkontseptsioonina maha müüdud. Loovjuhina pean tõdema, et reaalne lahendus oli veel paremgi kui esialgne visioon. Seda magusamaks saame pidada, et antud projektiga võitsime Eesti üritusturunduse valdkonna ajaloo esimese Grand Prix Kuldmuna auhinna.

Enel: Üheks väljakutseks oli kliendipoolne osapoolte ning seega ka arvamuste paljusus, mis kohati pidurdas protsessi. Teisalt pakkus ühe väljakutse teise järel konverentsi toimumispaik Tere tennisekeskus – muuhulgas tuli meil ürituse eel ja ajal puhastada 3 korda tennisekeskuse ca 10 000 m2 katust lumest, pidime katma spetsiaalsete plaatidega kogu tennisekeskuse põranda, ehitama keskusesse mitukümmend veega tualetti, ehitama keskusesse sissepääsu läbi ligi 100-meetrise parklatunneli jne. Õnneks oli Tere personal väga sõbralik ja vastutulelik ning andis kõigile meie hullustele rohelise tule.

Ning suur väljakutse oligi külalistele WOW-elamuse tekitamine. Õnneks see õnnestus ning osaliste hinnangul oli üritus läbi aegade parim Coca Kesk- ja Ida-Euroopa regiooni “All Hands Meeting”.

Teil on Coca-Colaga käsil ka uus hange. Mida see endast kujutab?

Enel: Kuna Coca jäi eelmise aasta üritusega igatpidi rahule, kutsuti meid osalema konkursile, et korraldada Coca Kesk- ja Ida-Euroopa “All Hands Meeting” seekord maikuus Peterburis. Tegu on iga aasta korraldatava konverentsiga, mis toimub erinevates riikides. Seekordsel konkursil olid meil vastas kokku 6 agentuuri, kelledest 5 olid vene agentuurid ning üks UK oma.

Õppimiskohti meil eelmise konverentsi korraldamise käigus jagus. Näiteks veetsime nädalaid, et leida üritusele sobivat äpilahendust, ent pärast põhjalikku uurimistööd selgus, et meil on Coca peakontori poolt ette kirjutatud üks ning ainus teenusepakkuja, keda äpilahenduse tegemiseks kasutada võib. Sel korral teame juba kohe, et nii on ning ei kuluta aega tühja taustatöö peale.

Oskame täna arvestada nii suure ettevõtte sisekommunikatsiooni eripäradega, mis on kliendi mõistmise ja meie töö sujumise jaoks esmatähtis. Lisaks tunneme end nüüd veelgi mugavamalt umbes 200-pealise tiimi haldamises ja teame, kuidas koostöö kahe agentuuri vahel edukalt tööle panna.

Sten: Võrreldes esimese korraga oli see VEEL suurem üllatus, sest suutsime võita sama mastaapse ürituse hanke Venemaal kaks korda järjest. Läksime sinna lihtsalt oma parimat andma, aga võita me üldse ei lootnud. Aga uskumatu lugu, see näitab, mis tasemel me tegelikult siin väiksel turul opereerime.

Helena Vaht, Dalton