Wise Days on suvepäevade formaadis üritus, mida Jolos on koos kliendiga teinud juba mitmeid aastaid järjest. Sellest on aastate jooksul välja kujunenud omamoodi traditsioon, mida ootavad pikisilmi kõik Wise’i töötajad.

Ürituse eesmärk on alati olnud üle maailma töötajate omavaheline kokkutoomine ning läbi selle ettevõtte kultuuri kasvatamine ning töötajate vahelise koostöö suurendamine.

Kui 2020. aastal sai pandeemia võitu, tekkis aasta hiljem väga suur vajadus kõiki näha ja tähistada taas üksteise seltsis. Seda enam, et ettevõte kasvab väga kiiresti ning väga paljud uued töötajad polnud kunagi varem oma kolleege näinud. Case study avab telgitagused ning uurib lähemalt, kuidas leidis Jolos ettearvamatutes olukordades lahenduse ning korraldas ühisürituse 1200 Wise’i töötajale üle maailma.

Plaanid A, B, C

Esialgse plaani järgi pidid Wise’i töötajad kogunema Eestis, kiiresti sai aga selgeks, et võimalused korralda ülemaailmset ühisüritust 2021. aastal olid üsna kesised. Projekti  “Wise Days” loovjuht Melissa Mühlberg märgib, et esialgsest plaanist, tuua inimesi kokku peaaegu igast maailma otsast, sai kiiresti uus plaan korraldada lokaalsed üritused vastavalt Wise’i suuremate kontorite järgi. “Selle otsuse kaudu suutsime tagada inimeste kindlustunde ning samas võimaluse ettevõtte sisekultuurist osa saada,” selgitab Melissa. 

Uus eesmärk oli korraldada live üritus kogu Aasia ja Vaikse ookeani piirkonnale Singapuris, Ameerikale Tampas ning Euroopasse jäi tänu kolmele suurimale kontorile ka kolm live üritust: Londonis, Tallinnas ja Budapestis. “Nii sai timezonewizard.com meie kõigi parimaks sõbraks,” meenutab Melissa. 

Esialgselt oli suureks sooviks ka ühine kuupäev, et saaks päikese liikumise järgi teha kogu maakerale sümboolse ringi peale. Mida lähemale aga toimumisaeg jõudis, seda selgemaks sai, et ajavööndid polegi ainukesed takistused. Arusaadavalt on inimeste kindlus- ja ohutunne erinev ning see kajastus ka piirangute ja regulatsioonide reeglitest erinevate riikide piires. Kui Euroopa üritused jäid toimuma algsel kuupäeval, siis liikusid Singapuri üritus, mis toimus lõpuks virtuaalkujul, ja Tampa üritus edasi jaanuarisse 2022.  Veebruari alguseks olid kõikide regioonide ühisüritused edukalt peetud.

Väljakutsed

Viis erinevat üritust tähendas ka viit erinevat projektijuhti, seetõttu oli kommunikatsioon ja koostöö olulisem kui kunagi varem. Kindlasti oli ka keerulisem teha koostööd välismaa partneritega, kelle käekirja ja töömetoodikaid ei tunne ja kellega varasem koostöökogemus täiesti puudub. Keerulisi olukordi aitas aga lahendada ühine account manager, kes silma peal hoidis ja kuni loovlahenduse finaliseerimiseni ka loovjuht, kes aitas ühist joont hoida. 

Ülemineku protsess ning hüppamine ühelt plaanilt teisele võis kohati olla käänuline tee. Uus plaan, ettearvamatud piirangud ning globaalne projekt toovad endaga kaasa hulga väljakutseid, millega projektijuhid ning produktsioonitiim pidid silmitsi seisma. Projektijuht Merili Valdaru, kes viis läbi Londonis toimuvat üritust, meenutas: “Piirangud tõid teele nii mõnegi proovikivi. Näiteks, kui mingil hetkel oli üks toimumiskoht kindel, siis uued piirangud võisid inimeste arvu piiri toimumiskohas jälle muuta ning tuli taas alternatiiv kõrvale vaadata. Muidugi oli ka suur väljakutse töötada võõras kultuuriruumis, kus on palju teadmatust ning tuleb olla valmis uuteks muudatusteks või regulatsioonideks.”

Noorem projektijuht Iti Tomingas-Oras tõi välja, et Wise Days 2021 Budapesti üritus oli ühtlasi ka üks tema esimesi korraldatud üritusi. “Võõras riigis sündmuse planeerimine, kus keelt ei räägi ja nurgataguseid ei tunne, oli suur väljakutse. Pidi harjuma uue kultuuri, kommete ja oludega, partneragentuuri tööviisiga ja planeerima, kuidas omavahel tööprotsessid ühendada. Kommunikatsiooni oli sellise suure projekti puhul ilmselgelt väga palju. Meie töö oli kõige relevantsem info välja selekteerida ja selgelt edasi kommunikeerida. Pidi jälgima, et kogu kommunikatsiooni hulk ei läheks ei partneragentuuri ega kliendi jaoks ülekoormavaks, mis minu jaoks oli väljakutseid pakkuv.” 

Mari-Liis Nõlvak, kes vedas enda õlgadel nii Singapuri kui ka Tallinna üritusi, leidis, et kõige suuremaks väljakutseks olid mõlema ürituse raames pidevalt muutuvad COVID-19 reeglid. Mari-Liis meenutab: “Töötasime terve aasta Singapuri agentuuriga live ürituse korraldamisega, mis kahjuks lõpuks piirangute tõttu ei toimunudki, vaid kulmineerus 1,5 aastat hiljem peale projekti algust interaktiivse virutaalüritusena.” 

Selline olukord jättis produktsioonitiimile väikese ajaraami ning salvestuste ja videode produtseerimine kaugtöö vormis lisas korralikult vürtsi juurde. Merili Valdaru, kes ka ürituse produktsiooniga tegeles, märkis: “Oli mõnevõrra väljakutsuv ja keerulisem kõike kokku panna ja omada detailide üle täielikku kontrolli (sh stuudio setup, kaamerapildid, läbimäng ja tehnilised testid), kui endal ei olnud võimalik Singapuri koha peale minna.” 

Ta lisab: “Tegime Jolose ajaloos esimest korda üritust, mis oli täielikult kaugtööna tehtud ehk keegi meie tiimis kohapeale ei sõitnud.”

Väärtused mängu

Uus kontseptsioon tõi mängu erinevad toimumiskohad, kuid eesmärk oli endiselt hoida väga selget ühisosa kõikide regioonide raames. Kuna plaan liikuda samal kuupäeval päikese järgi ning teatepulga ülelülitused ühest maailmajaost teise kadusid, oli siiski võimalus kõigile edasi anda ühist ja suurt Wise’i tunnetust. 

Projekti loovjuht Melissa leiab, et ühtsustunnet sai suurendatud just tänu loovideele. “Loovidee aluseks oli tegelikult midagi väga lihtsat – ettevõtte väärtused. Wise’i puhul on oluline mõista, et nende väärtused ei ole vaid sümboolsed sõnad paberil. Wise’i väärtuste interpreteerimine saab alguse juba nende HR protsessis ja on miski, mis käib Wise’is töötavate inimestega igapäevaselt kaasas. Kuna Wise’iga oli liitunud palju uusi inimesi, oli ürituse üheks peamiseks eesmärgiks neid aktiivselt ettevõtte kultuuri ja hingamisse kaasata. Seega sai kogu üritus loodud inspireeritult Wise’i väärtustest ja missiooni märksõnadest.”

Iga Wise’i töötaja, olenemata riigist, kus ta üritusel osales, sai valida nelja erineva väärtuspõhise elamuse vahel. Eesmärk oli hoida selgelt sarnast joont, mis päriselt sobiks Wise’iga, aga samas pakkuda inimestele ka kultuuriliselt relevantseid kogemusi. Kultuurilised erinevused ning see, et kõikidel inimestel oleks tõesti põnev ning meeleolukas ühisüritus, sai projekti üheks tähtsaimaks fookuspunktis.

Iti: “Budapestis oli meil kokku neli erinevat tegevust, mis kõik haakusid Wise’i väärtustega. Vaadates inimeste tagasisidet ja meelolu Budapesti üritusel, siis võin öelda, et kõik läksid hästi peale. Äge oli vaadata, wisereid neid lahendamas, üksteisele kaasa elamas ja positiivselt üllatumas lõpptulemust nähes. Näiteks tegime igapäevastest jäätmetest, kummikinnastest kuni piimapakkideni välja, elusuuruses keskkonnateemalise kollaaži. Teost näidati ka Budapesti loomaaias.” 

Kadi-Liis Allen märkis, et USA ürituse suur hitt oli aga hoopis kitse-jooga, mis kujutab endast klassikalist joogatundi kitsede keskel. “Seal tahtsid kõik wiserid osaleda ja see pakkus ikka väga suurt elevust. Lisategevuste näol pidin palju usaldama kohaliku agentuuri ning nende kogemusi, sest nad teadsid kõige paremini millised traditsioonilised seltskonnamängud toimivad ning mis ei toimiks.” 

Merili tõi välja, et Londonis entusiasmist puudust ei jäänud “Võin öelda, et kindlasti ühed entusiastlikumad osavõtjad on wiserid karaokes. Lisaks teise päeva limbo challenge – the only time wisers set the bar low is during limbo. Kuid tegelikult sai veel kätt proovitud grafiti ühispildis, loovust fotojahis, ehitati rattaid, mis annetati hiljem heategevuseks, korrastati kohalikku farmi ja anti panus parema tuleviku nimel mesitarude rajamisel linna. Usun, et kõik toimis kenasti ja igaüks leidsid endale midagi meelepärast.”

Kui füüsilistest ürituses saab wisereid võluda nii kitsede ja karaokega, siis virtuaalürituste puhul tuleb natuke rohkem vaeva näha, et see oleks igati kaasahaarav. Wise’i Singapuri üritus sai hoo sisse juba enne algust kui wiserid tegid ühistööna cover versiooni Justin Timberlake’i “Can’t Stop the Feeling!” loost. Merili, kes on pandeemia ajal endale saanud korraliku virtuaalürituse kogemustepagasi, tunnistas aga, et see oli üks ägedamadest. “Viisime läbi viktoriine, mängisime põnevaid mänge, esitasime APAC regiooni wiseritele väljakutseid, ehitasime kodus leiduvatest vahenditest Wise Fast Flag lipu ning tegime muud nalja ja juttu. Väga hästi toimis ka Wise’i enda inimeste kaasamine programmi nii õhtujuhi kui ka DJ rollis. Oli igati lõbus ja südamlik virtuaalpidu. ”  

Lisaks kasutati ühisosa ja ühtsustunde loomiseks ka Euroopa ürituste ajal live stream’i, mida oli võimalik terve päeva jooksul jälgida ükskõik mis maailma otsast. Live stream hüppas läbi nii Tallinna, Budapesti kui Londoni ürituste kõik kõige olulisemad ja meeldejäävamad programmiosad. Nii avanes võimalus kõikidel wiseritel üle kogu maailma elada kaasa ning koguda elevust enda regiooni ürituse ja sarnase väärtuspõhise elamuse jaoks.

Partneritega tuult tiibadesse

Korraldades üritusi suurlinnades kaugtöö vormis ei saa üle ega ümber partneritest. Tänu 27Names partnervõrgustikule on nüüd võimalik, et Eestist saab juhtida projekte, mille tegelik toimumispaik on 8000 kilomeetri kaugusel. 

Merili avaldab suurt kiitust Iiri partneragentuurile Verve Live Agency: “Nad olid meile suureks nõuks ja jõuks läbi kogu projekti. Verve andis endast parima, et lockdown’i ajal kohalike partnereid leida ning kandsid hoolt kommunikatsiooni eest.” Iti märgib samuti: “Meie 27Names partner BO Live agentuuril oli oluline osa sellel projektil, nemad kõik aitasid meil lennata. Samuti kohtusime mõned kuud enne üritust partneragentuuriga Budapestis ning käisime läbi kõik sündmusega seotud asukohad. Tõdesime, et hoonetest aru saamine ainult piltide järgi ei ole päris see, mis kohapeal paistab.” 

Teisel pool maakera, APAC regioonis ja Ameerika Ühendriikides, kujunes partnerite leidmine omamoodi katsumuseks. Tampa ürituse projektijuht Kadi-Liis selekteeris esialgu välja ligi 30 agentuuri, kelle portfooliod avaldasid talle muljet. “Lõpuks jäime viie agentuuri juurde, kes tundusid usaldusväärsed, kuid päris Eestiliku start-up mõtteviisiga partnerit oli päris keeruline leida, mis sõltus peamiselt kultuurilistest erinevustest. USA agentuurid olid kohati isegi segaduses, et mis asja me siin nüüd korraldada tahame.” Kõik toimus muidugi ka kaugtöö vormis ning nõnda hakkas Kadi-Liis koos valitud agentuuriga püüdlema kuluefektiivselt Eesti standardi poole. 

Mari-Liis, kes samuti püüdis leida partnerit Singapuris lisas: “Kõige keerulisemaks tegid protsessi kahtlused ja teadmatus – kuidas me teame, et nad teevad kvaliteetset tööd, on nad detailsed, usaldusväärsed? Lõpuks valisime välja agentuuri kellega kohe algusest peale oli see õige vibe ning neil olid meie agentuuriga väga sarnased väärtused ning põhimõtted. Kahjuks päriselus me ei kohtunudki, kuid me jäime nendega äärmiselt rahule ning samuti leppisime kokku, et kui kunagi Singapuri lähen, siis teeme koos mõnusa õhtusöögi!”

Tihtilugu tasuvad muudatused ning uued väljakutsed ennast ära, sest lisaks uuele kogemusele sai Jolos endale ka uue partneri Singapuris ja Ameerika Ühendriikides.

Wise Days 21 oli üks tõeline sõit Ameerika mägedel, Jolos võttis vastu väljakutse, mis hõlmas endas nii riske kui ka võimalust avastada ja proovida uusi maid. Nii suudeti luua üks tõeliselt ühendav üritus kogu Wise’i tiimile. 

Wise’i projektijuht Ann Udam leidis, et ürituse muutumine lühikese aja jooksul ning viimine erinevatesse kohtadesse töötas suurepärasel ja sujuvalt: “Kindlasti oli see see, mida ootasime – esimest korda suvepäevad viies riigis, pisut erinevalt, aga samas siiski meeldejäävad.” 

Ann tõi välja, et paljude töötajate jaoks oli see täiesti esimene tiimiüritus ning iga regiooni lõikes oli tagasiside ja meeleolu positiivne. Eesmärk kõik töötajad omavahel kokku tuua, ühisosa suurendada ning anda võimalus neile üheskoos juttu rääkida ja aega veeta, sai viie erineva aga samas ühesuguse üritusega täidetud.

Francesca Buntsel, Jolos

Kaarel Täll, TULI

Jolos on TULI liige. TULI ühendab kõiki turundusega tegelevaid professionaale, kes on huvitatud erialase taseme tõstmisest ning valdkonna ärksaimate kaasamõtlejate hulka kuulumisest. TULI-sse kuulub praegu 95 liiget. 

Kõik uudised