5 suuremat viga, mida turundushangetes tehakse
Turundajate Liidul valmis suvel “Turundusteenuste riigihangete parimad praktikad”, mis aitab tellijatel korraldada paremaid riigihankeid. Juhendit tutvustatakse 11. septembril toimuval üritusel. Muuhulgas on seal ülevaade viiest suurimast veast, mida hankijad riigihangetes teevad.
1. Ebaselge lähteülesanne (TK). Kui TK on ebaselge, ei ole võimalik saada häid pakkumusi. Kui ootad agentuurilt loovaid ideid, valmista ette hea näidistöö kirjeldus ehk briif. See peaks sisaldama vähemalt probleemi kirjeldust, soovitavat eesmärki, sihtrühmasid, eelarvet ja turundustegevuste perioodi.
2. Võitja valimine ainult madalaima hinna alusel. Turundusteenused on intellektuaalset panust eeldavad teenused, mille tulemiks on originaalne loovlahendus. Pakkuja spetsialistide kogemusest, vilumusest ja leidlikkusest sõltub palju. Seetõttu ei ole otstarbekas ega ka RHS mõttega kooskõlas hankida loovlahendusi üksnes madalaima hinna alusel. Hinna ja kvaliteedikriteeriumide osakaal võiks olla järgmises proportsioonis: disaini ja reklaami puhul 20/80; üritusturundus 50/50; meedia 20/80; suhtekorraldus 20/80.
3. Pakkumuse koostamine on liiga töö- ja ajamahukas. Pakkumuse koostamiseks vajaminev jõupingutus ja ajakulu peab olema proportsioonis riigihanke eeldatava maksumusega. Hankija peaks pakkujatelt küsima võimalikult vähe dokumente. Vormide, tõendite ja allkirjastatud kinnituskirjade esitamise kohustus suurendab pakkujate vaeva ja vähendab hanke atraktiivsust. Soovitame loobuda kõigest, mis pole vältimatult vajalik.
Sageli puudub vajadus küsida pakkumuses spetsialistide CV-sid, piisab pakkuja kogemust puudutavatest kvalifitseerimise tingimustest. Soovitame küsida vähem rolle, hankija ei peaks nimetama enam kui 2-3 rolli.
Sageli piisab kogemuse tõendamiseks ühest varasema töö näitest. Samuti ei peaks pakkumuses nõudma kolme aasta turundusplaani. Kõiki tegevusi ei pea pakkumuses läbi mängima ega hankijale sisendit esitama.
Loovlahenduste nõudmisel pakkumuses tuleks arvestada, et pakkuja ei peaks tegema pakkumuse koostamise ajal ära juba suurt osa hankelepingu alusel tellitavast tööst. Pakkumuse koostamist lihtsustab ka see, kui hankija nimetab ühes konkreetses hankedokumendis – nt vastavustingimustes – kõik need dokumendid, tõendid ja kinnitused, mida ootab pakkumuse koosseisus.
Teretulnud on õiglane suhtumine pakkumuste menetlemise tähtajale. Hankija ei tohiks määrata pakkumuse koostamiseks 2 nädalat ja ise siis menetleda pakkumusi 2 kuud. Sageli on juba tööde ajakava fikseeritud, mistõttu tekib olukord, kus pakkujale jääb pika menetluse tõttu tööde teostamiseks vähe aega. Pikk menetlus tähendab ka seda, et pakkujad ootavad kaua ja hoiavad oma meeskonna (asjatult) valmisolekus.
4. Fikseeritud eelarve korral ei saa küsida hinnakonkurentsi. Hankijal on õigus hind fikseerida ja võimaldada konkurentsi üksnes kvaliteedi hindamise kriteeriumide alusel (RHS § 85 lg 7). Fikseeritud hinnaga turundushanked on läbipaistvad. Olenemata hankija eesmärgist, on turundusteenuseid võimalik pakkuda erineva intensiivsuse, kvaliteedi ja põhjalikkusega. Põhimõtteliselt alati saab teha rohkem kampaaniategevusi rohkemates meediakanalites rohkema intensiivsusega. Piirid seab hankija eelarve. Seepärast ei ole midagi kummalist selles, kui hankija RHAD-s ütleb, millise eelarvega on ta arvestanud, ja võimaldab konkureerida üksnes kvaliteedikriteeriumide alusel.
5. Topeltreferentsid. Ehkki kvalifitseerimise tingimused on vabatahtlikud, on nende kehtestamine turundusteenuste iseloomu arvestades pigem mõistlik. Intellektuaalset laadi teenuste puhul sõltub teenuse edukas osutamine isikute pädevusest. Küll aga ei ole õige küsida kogemusi topelt, st nii ettevõttelt kui ka pakkujalt ning pakkuja spetsialistidelt.
Agentuuri referentsid peaksid olema üldiselt piisavad, nii et tiimiliikmete referentse enam küsida pole vaja. Ka ei peaks varasema kogemuse defineerimine minema ebavajalikult kaugele. Kui hankija vajab nt turundusteenust tervishoiuteenuse valdkonnas, siis ei tähenda see, et pakkujate varasem kogemus peaks tingimata olema seotud tervishoiusektoris turundusteenuse osutamisega. Põhjendamatud spetsiifilised nõuded kogemusele kitsendavad asjatult konkurentsi.
