KOOSTÖÖ ELURING – HEA TAVA

  • Juhend

KOOSTÖÖ ALUSTAMINE

1. Kodutöö olulisus.
Koostöö algab sisulisest kodutööst olukorra kaardistamiseks. Kõik osapooled mõistavad milliseid tooteid, teenuseid ning kellega koostöös vajatakse.

2. Eesmärgipärane tegevusplaan.
Partneri valimiseks leitakse kõige eesmärgipärasem ja efektiivsem tegevusplaan. Konkurss või hange viiakse läbi kui selle vajalikkus on läbi mõeldud ja põhjendatud.
Eeltöö ja taustauuring: otsustades konkursi kasuks, siis vali välja max 4–5 agentuuri, keda konkursile kutsuda. Valitud partnerite hulk peaks olema vastavuses töö mahuga, ehk väiksematel juhtudel vali vähem partnereid. See tagab tõsiseltvõetavuse, austab kõigi aega ja ei tekita juurde nn tühja tööd, mis tuleb turul varem või hiljem kinni maksta ja see pole kellelegi kasulik. Väljavalitud teenuse pakkujatega on soovitav ühendust võtta ning uurida, kas nad on hetkel konkursil osalemisest huvitatud.
Lähteülesande koostamine: mida täpsemalt ja põhjalikumalt on see koostatud, seda vähem on konkursi osas võimalikke hilisemaid vaidlusi ja seda asjakohasemad on agentuuride pakkumised.

3. Läbipaistvus.
Hanke või konkurssi korraldamisel on oluline tagada läbipaistvus ja selgus. Jälgida tuleb konkursi sisu seotust ja proportsionaalsust tellitava teenusega ning lisada konkreetne selgitus, kuidas ja mille järgi valitakse võitja(d) ning kes seda teevad.
Debriifing: selleks, et konkursil osalejatel oleks võimalik esitada lisaküsimusi ja saada võimalikult palju taustainfot, on soovitus pärast briifide väljasaatmist korraldada ka üks ühine kohtumine.
Asjatundlik žürii: hindamiskriteeriume kirjeldades tuleb mõelda sellele, et žürii töös osaleksid vajaliku kvalifikatsiooniga isikud. Juhul kui puuduvad organisatsioonis vajaliku kvalifikatsiooniga isikuid, siis on soovitav pöörduda abi saamiseks TULI poole.

4. Võrreldavus ja võrdne kohtlemine
Konkursi või hanke korraldamise juures on oluline, et hinnatakse tellitava toote, teenuse iseloomu arvestades olulisi parameetreid. Tuleb tagada pakkumiste ja partnerite võrreldavus ning võrdne kohtlemine kõikides osades. Tuleb selgelt välja tuua, kes on otsuse tegemise juures ja kirjeldada võimalikult täpselt tema vaateid ja ootusi, et tehtud töö tabaks täpsemini märki.
Hindamiskriteeriumite kirjeldus: kutses on kirjeldatud kriteeriumid, mille alusel võitja valitakse.
Hindamisel kasutatakse mitmeid erinevaid kriteeriume ja hinna osakaal peab lähtuma konkursi või hanke eesmärgist. Kui prioriteet on loovus, siis peaks hinnal olema suhteliselt väiksem tähtsus võrrelduna konkursiga, mille eesmärk on leida kõige soodsam tegija.
Väljavalitud agentuurid kutsutakse oma ideid esitlema: oluline on planeerida konkursi ajagraafikusse ka kohtumised agentuuridega, kus osalevad ka kõik otsustajad/žürii liikmed.
Hindamise järjepidevus: professionaalne teenuse ostja lähtub võistlustööde hindamisel samadest kriteeriumitest, mis on konkursi/hanke kutses nimetatud.

5. Aus hinnastamine.
Partnerid pakuvad ja ootavad teenuste ning toodete eest turul tavaks olevaid hindu. Koostööks pakutakse mõlemalt poolt ainult hindasid, millega ollakse valmis ka päriselt ja ausatel alustel koostööd tegema. Varakult lepitakse kokku koostööle sobiliku hinnastamise meetod.
Sobiv hinnastamise mudel on lihtne ja läbipaistev, arvestab partnerite huvisid ja loob seose töö tegija poolse pingutuse ning tasu vahel. Enne töö alustamist lepitakse poolte vahel alati kokku tasu ja selle kujunemise loogika.

6. Mõistlikud ajaraamid.
Nii tööde tellimisel kui pakkumisel arvestatakse mõistlike ajaliste raamidega, mis austavad mõlema poole keskmist tööle asumise ja tööle kuluvat aega.
Ajastus: hankekutsed saata välja reede õhtu asemel esmaspäeva hommikul, vastasel korral läheb agentuuridel  kaduma juba  kaks väärtuslikku kalendripäeva.
Ajagraafik: kutses tuua välja ajagraafik, mis on planeeritud tegevused ja kuupäevad, lihtsustamaks agentuuride tööd ning aja planeerimist.
Mõistlikud tähtajad: tähtaeg peab olema seatud piisavalt pikk (minimaalselt 2 nädalat, mahukamate projektide korral 3–4 nädalat), et agentuuridel oleks piisavalt aega ideekonkursi tingimustega tutvuda ning omapoolsed dokumendid koostada.

7. Konkursil osalemise eest makstakse tasu.
Konkursi korraldamisel on soovitav määrata konkursil osalejatele tasu, mis ühelt poolt näitab konkursi korraldaja pühendumust partneri valikule ja teiselt poolt katab osaliselt pakkumise ettevalmistamise kulu. Tasu suurus peab arvestama võistlustöö keerukust ja selle ettevalmistamiseks kuluvad aja kulu.

8. Tagasisidestamine.
Konkursi või hanke lõppedes antakse kõikidele osapooltele põhjendatud ja konstruktiivset tagasisidet, millest on võimalik õppida ja järeldusi teha. Osalejate soovi korraldatakse ühine kohtumine või jagatakse infot muul ammendaval viisi.

9. Ideeomandi austamine
Partneri valiku protsessi käigus esitatud erinevate ideede edasise võimaliku kasutamise tingimused tuleb seotud osapooltega eraldi kokku leppida.

IGAPÄEVANE KOOSTÖÖ

Töö
Koostöö aluseks on sõlmitav koostööleping, kus fikseerida kindlasti ka autoriõiguse või muude sellesarnaste õiguste üleandmise küsimused. Igapäevases suhtluses on igal tööülesandel selge algus ja lõpp ning teostamisel tingimused ja põhimõtted nagu näiteks töö hind, mis lepitakse kokku enne alustamist.

Läbipaistvus
Hea tava on olla läbipaistev ja aus selle osas, kes tööd teevad. Üksteisele lubatud inimesed täidavad vastavaid rolle nii tööde kui ka otsuste tegemise protsessis kogu koostöö vältel. Asenduste osas leitakse vajadusel varakult kõigile sobivad lahendused.

Briifimine
Kogu koostöö jooksul on oluline jagatud eesmärkide ja ülesannete selgus, seetõttu on oluline iga töö tellimisel kas suuline või kirjalik briifimine ja vajadusel ka agentuuripoolne tagasipeegeldus ülesande selgusest. Peale tööde lõppu tehakse briifingule sarnane analüüs ja arutatakse tagasisidet.

Strateegia ja planeerimine
Kui klient on määratlenud oma turundusteenuse pakkujat strateegilise partnerina, siis on hea koostöö saavutamise aluseks partneri kaasamine strateegia koostamisse ning strateegiast lähtuvate taktikaliste plaanide loomisse. Kõiki tegevusi tehes, alustades ja läbi viies peetakse silmas algselt paika pandud strateegiat ning eesmärke.

Austa aega
Tööde teostamiseks lepitakse kokku mõistlikud ajalised normid, mis on ülesande sooritamiseks piisavad. Aega austatakse ja vastaspoole aega ei kulutata ilma või piisava põhjuseta.

Tähtajad
Tähtajad on täpselt, mõistlikult ja üheselt mõistetavalt kokku lepitud arvestades kõiki osapooli. Tähtaegasid austatakse ja järgitakse. Muutusi tähtaegade osas kooskõlastatakse piisava etteteatamisajaga juhul kui see on vajalik või võimalik.

Avatud kommunikatsioon
Omavahelises kommunikatsioonis ollakse aus, läbipaistev ja avatud, säilitades sealjuures igas olukorras lugupidamine ja austus kõikide osapoolte vastu.

Usaldus
Kui juba kord koostööd on otsustatud teha, siis partnerid usaldavad üksteist. Usaldatakse üksteise kompetentsi, arvamusi ja töid nende valdkonnas.

Tunnusta
Kui koostöö käigus jõutakse oluliste saavutusteni, siis märka, kiida, ole aus, ole tänulik ja uhke.

KOOSTÖÖ LÕPETAMINE

Järjepidevus
Koostöö järjepidevus on pigem soositud, mõistlik ja kasulik kõikidele osapooltele. Selle jaoks peavad kõik pingutama juba koostöö ajal. Partnerite osas tehakse muudatusi või vahetusi vaid põhjendatud juhtudel.

Teine võimalus.
Juhul kui partnerite osas soovitakse teha vahetus ja alustatakse uue konkursi või hankega, on hea tava kaasata sellesse ka eelnev koostööpartner.

Soliidne lõpp
Kui koostöö ei jätku, siis antakse üksteisele tagasisidet ja soovitusi, et kõik saaksid protsessist õppida. Omavahelistes või ka kolmandates vestlustes ollakse heatahtlik, viisakas ja tulevikku vaatav.

Ideeomandi austamine
Koostöö ajal loodud mistahes materjalid, autorlus, intellektuaalse omandi saatus ja selle kasutamise reeglid tuleb varakult koostöö ajal kokku leppida. Kui kokkulepet sõlmitud ei ole, kuulub omand loojale või lähtutakse asjaomasest seadusest.